Purchase Request Approval adalah proses persetujuan formal yang dilakukan sebelum suatu permintaan pembelian (purchase request) dapat diteruskan untuk eksekusi pembelian. Proses ini biasanya dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian yang
diajukan sesuai dengan kebutuhan, anggaran dan kebijakan perusahaan.
Elemen Utama Purchase Request Approval
- Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Dokumen atau formulir yang diajukan oleh karyawan atau departemen untuk meminta pembelian barang atau jasa. Dokumen ini biasanya mencakup :
o Deskripsi barang atau jasa.
o Jumlah yang diperlukan.
o Estimasi biaya.
o Alasan atau kebutuhan pembelian. - Proses Persetujuan
Tahapan di mana permintaan pembelian ditinjau oleh pihak yang berwenang, seperti manajer departemen, tim keuangan, atau procurement officer. Persetujuan ini memastikan:
o Kesesuaian dengan anggaran.
o Kepatuhan terhadap kebijakan pembelian.
o Validitas kebutuhan. - Pihak yang Terlibat
o Requester : Orang atau tim yang mengajukan permintaan pembelian.
o Approver : Orang atau tim yang memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.
o Tim Pengadaan : Bertugas memproses pembelian setelah disetujui. - Alur Persetujuan
Biasanya melibatkan sistem atau perangkat lunak untuk mengelola dan melacak status persetujuan. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak seperti ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengotomasi proses ini.
Manfaat Purchase Request Approval
- Kontrol Keuangan: Memastikan pembelian sesuai dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan.
- Efisiensi Proses: Mengurangi risiko pembelian yang tidak diperlukan.
- Transparansi: Mempermudah pelacakan dan dokumentasi semua permintaan pembelian.
- Pencegahan Penyalahgunaan: Mengurangi risiko penyalahgunaan dana atau konflik kepentingan.
Proses persetujuan purchase request yang efektif bukan hanya tentang mematuhi prosedur, tetapi juga memastikan transparansi, efisiensi, dan akurasi dalam pengelolaan pengadaan. Dengan memahami elemen-elemen penting, seperti otorisasi yang jelas, dokumentasi yang lengkap, dan alur kerja yang terstruktur, organisasi dapat mengoptimalkan pengeluaran sekaligus meminimalkan risiko kesalahan. Dengan langkah yang tepat, proses ini tidak hanya menjadi lebih efisien, tetapi juga memberikan dampak positif bagi kesuksesan operasional secara keseluruhan.
Itulah ulasan mengenai Elemen Utama Purchase Request Approval. Apabila Anda ingin mengimplementasikan Purchase Request Approval dari EOS untuk bisnis anda, jangan ragu untuk hubungi tim kami.
