Inilah Proses Ekspor Impor yang Sebenarnya

Proses Ekspor Impor (EXIM) tentu saja tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, banyak tahapan yang harus dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu importir dan eksportir. Tahapannya juga sangat panjang, sehingga transaksi hingga penerimaan barang tidak akan berlangsung dengan cepat. Baca juga: 10 Modul Dasar yang Harus Ada Dalam Sistem ERP. Baca juga: Ketentuan CEISA Barang Penumpang yang Perlu Diperh.

Bagi Anda yang ingin mengetahui lebih lanjut, mengenai proses ekspor impor (EXIM) atau prosedur impor, bisa Anda pelajari uraiannya di bawah ini:

Sales Contract

Hubungan antara pembeli dan penjual akan terhubung dengan surat persetujuan atau Sales contract. Surat tersebut juga merupakan follow up dari purchase order yang diminta oleh pihak importir.

Surat persetujuan tersebut berisi tentang persyaratan pembayaran yang akan dijual, misalnya: harga, jumlah, mutu, cara distribusi dan sebagainya.

Api Interface To Ceisa 40 Web

Read Article →

Hal paling dasar yang perlu dilakukan oleh pembeli untuk pengisian aplikasi pembukaan terhadap pihak bank adalah sales contract. Ada beberapa yang harus dilakukan dalam proses sales contract, yaitu sebagai berikut:

1. Promosi

Komoditas yang akan diekspor bisa dipromosikan melalui berbagai media promosi seperti majalan, koran, dan sebagainya. Promosi juga bisa dilakukan melalui lembaga-lembaga yang berhubungan ekspor. Misalnya adalah Ditjen PEN, Kamar dagang dan Industri, dan sebagainya.

2. Inquiry

Importir akan mengirimkan surat permintaan kepada eksportir untuk suatu komoditas. Surat tersebut biasanya berisi tentang harga, waktu pengiriman, dan deskripsi barang.

3. Offer Sheet

Surat permintaan yang dikirim oleh importir kemudian akan dikirim oleh eksportir melalui offer sheet. Di dalam offer sheet ini akan terdapat keterangan-keterangan yang sesuai dengan permintaan importir. Ketentuan pembayaran dan pengiriman sampel juga terdapat dalam offer sheet.

4. Order Sheet

Setelah itu importir akan mendapatkan penawaran dari pihak eksportir dan menganalisisnya. Jika sudah setuju, importir akan mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet atau purchase order kepada pihak eksportir.

5. Sale's Contract

Eksportir akan mempersiapkan surat kontrak jual beli (sale's contract) yang sesuai dengan data yang terdapat pada order sheet. Di dalam surat kontrak tersebut akan ada tambahan mengenai keterangan inspection clause dan force majeure clause. Sales contract kemudian akan ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan kepada importir sebanyak rangkap dua.

6. Sales Confirmation

Setelah surat kontrak sudah sampai di pihak importir, kemudian dia akan mempelajarinya. Jika sudah setuju, maka sales contract tersebut akan ditandatangani oleh importir. Kemudian surat tersebut akan dikirimkan lagi kepada eksportir sebagai sales confirmation.

Pada tahapan sebelumnya, eksportir akan mengirimkan dua surat kontrak jual beli dimana yang satunya akan ditandatangani oleh pihak importir jika sepakat. Sementara yang satunya lagi akan disimpan oleh pihak importir.

Mengapa Fitur Customizable Modul Pada Erp Penting Untuk Industri Ini Keuntungannya

Read Article →

L/C Opening Process

L/C (Letter of Credit) merupakan jaminan yang berasal dari pihak bank penerbit kepada eksportir. Jaminan tersebut sesuai dengan instruksi dari pihak importir untuk melakukan pembayaran dengan jumlah nominal tertentu. Pembayaran itu dilakukan dengan jangka waktu tertentu yang sesuai dengan penyerahan dokumen yang diminta oleh importir.

Untuk proses L/C bisa sendiri, sahabat EOSer bisa lihat di bawah ini:

1. Permintaan Bank Devisa

Pihak importir akan meminta Bank Devisa untuk membuka L/C sebagai jaminan. Dana yang akan dibayarkan kepada pihak eksportir harus sesuai dengan kesepakatan yang tertera pada sales contract. L/C yang dibuat adalah atas nama eksportir, orang, atau badan lain yang ditunjuk oleh eksportir.

2. Proses Pembukaan

Proses pembukaan L/C akan dilakukan melalui koresponden di advising bank yang berada di negara eksportir. Proses ini akan dilakukan dengan bantuan media elektronik. Sementara penegasannya dalam bentuk tertulisnya akan tertuang didalam bentuk L/C confirmation.

L/C confirmation akan diteruskan kepada advising bank yang kemudian diserahkan kepada eksportir.

3. Pemeriksaan Keabsahan L/C confirmation

L/C confirmation yang berasal dari opening akan diperiksa keabsahannya oleh advising bank. Jika sudah sesuai, maka advising bank akan mengirimkan surat pengantar atau L/C advice kepada eksportir yang berhak menerima surat tersebut.

Advising bank juga bisa berperan sebagai confirming bank jika diminta oleh opening bank untuk menjamin pembayaran yang sesuai dengan L/C.

Cargo Shipment

Tanda bahwa pihak eksportir telah mengirimkan barang kepada importir bisa diketahui dalam proses cargo shipment. Barang tersebut juga sudah sesuai dengan apa yang tercantum dalam L/C. Tahap cargo shipment bisa Anda lihat di bawah ini:

1. Shipment Booking

L/C advice akan dijadikan acuan oleh eksportir untuk proses pengiriman barang dan dia akan melakukan shipment booking kepada shipping company yang sesuai dengan sales contract.

Setelah itu pihak eksport

Tips Implementasi yang Efektif

Keberhasilan implementasi teknologi di perusahaan tidak hanya bergantung pada kualitas software yang dipilih, tetapi juga pada kesiapan organisasi dan proses change management yang dilakukan. Berikut beberapa tips praktis yang terbukti efektif:

Libatkan end-user sejak awal — Pengguna yang merasa terlibat dalam proses pemilihan dan implementasi akan lebih mudah beradaptasi dengan sistem baru. Resistensi perubahan adalah hambatan terbesar dalam adopsi teknologi.
Mulai dari pilot project — Implementasikan di satu departemen atau lokasi terlebih dahulu sebelum rollout ke seluruh perusahaan untuk meminimalkan risiko operasional.
Ukur baseline sebelum implementasi — Dokumentasikan kondisi awal (waktu proses, tingkat kesalahan, biaya operasional) sebagai tolok ukur keberhasilan pasca-implementasi yang objektif.
Siapkan data master yang bersih — Kualitas output sistem sangat bergantung pada kualitas data input. Lakukan data cleansing dan validasi sebelum migrasi ke sistem baru.
Rencanakan training berkelanjutan — Teknologi terus berkembang; investasi dalam pelatihan memastikan tim selalu memanfaatkan fitur terbaru secara optimal.

EOS Teknologi menyediakan program implementasi terstruktur yang mencakup analisis kebutuhan, konfigurasi sistem, migrasi data, pelatihan komprehensif, dan dukungan purna jual yang responsif. Setiap proyek didampingi oleh konsultan berpengalaman yang memahami tantangan spesifik industri manufaktur dan kawasan berikat Indonesia.