8 Jobdesk Administrasi yang Harus Diketahui untuk Pemula

Administrasi merujuk pada serangkaian kegiatan dan proses yang dilakukan untuk mengelola, mengorganisir, dan mengawasi kegiatan suatu organisasi, proyek, atau entitas. 

Bidang administrasi mencakup berbagai aspek, dan perannya dapat bervariasi tergantung pada konteksnya. Setiap perusahaan tentu memiliki seorang administrator yang bertanggung jawab untuk mengatur bidang tertentu. 

Nah bagi Anda yang baru saja berkecimpung di dunia administrasi, selengkapnya berikut ini beberapa jobdesk administrasi yang harus diketahui untuk pemula. 

Jobdesk Administrasi 

Job desk atau tugas seorang administrator (admin) dapat bervariasi tergantung pada konteks dan jenis organisasi. Namun, berikut adalah beberapa tugas umum yang biasanya terkait dengan peran seorang administrator:

Perencanaan Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Seorang admin merencanakan dan mengorganisir kegiatan dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi atau proyek.

Selain itu menangani aspek-aspek administratif terkait dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan, pelatihan, evaluasi kinerja, dan manajemen kehadiran.

Manajemen Dokumen dan Komunikasi

Mengelola dokumen organisasi, termasuk penyimpanan, pengarsipan, dan distribusi dokumen-dokumen penting, serta menangani komunikasi internal dan eksternal. Ini termasuk surat-menyurat, email, dan koordinasi pertemuan.

Pengelolaan Inventaris dan Fasilitas

Melakukan pengelolaan inventaris atau aset organisasi, termasuk pemantauan dan pembaruan inventaris jika diperlukan. Seorang admin juga menangani pemeliharaan dan perawatan fasilitas fisik seperti gedung kantor, peralatan, dan perangkat kantor lainnya.

Teknologi Informasi

Mengelola aspek administratif terkait dengan teknologi informasi, termasuk pembaruan perangkat lunak, manajemen data, dan dukungan teknis dasar.

Pengaturan Pertemuan

Administrator juga harus merencanakan dan mengatur pertemuan, serta menangani logistiknya, seperti reservasi ruang, menyediakan materi, dan mengirim undangan.

Keuangan dan Pembukuan

Tak jarang seorang admin juga memiliki tugas-tugas administratif terkait dengan keuangan dan pembukuan organisasi, seperti pemantauan anggaran dan pengelolaan biaya.

Kepatuhan dan Kebijakan, serta Pegembangan Proses

Seorang administrator harus memastikan bahwa kegiatan organisasi sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.  Administrator juga berkontribusi pada pengembangan dan peningkatan proses-proses organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Peran seorang administrator dapat sangat bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis organisasi. Beberapa administrator mungkin terlibat dalam tugas yang sangat spesifik, sementara yang lain mungkin memiliki tanggung jawab yang lebih luas.

Baca Juga: 10 Tugas Bea Cukai dan Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

Kualifikasi Seorang Admin

beberapa kualifikasi umum yang sering dicari oleh pengusaha untuk peran administratif termasuk:

• Pendidikan:
  • Beberapa peran administrator membutuhkan setidaknya pendidikan menengah atau setingkat. Namun, beberapa organisasi mungkin membutuhkan gelar sarjana atau pendidikan tinggi terkait.
• Keahlian Komputer:
  • Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan aplikasi manajemen data. Keahlian dalam penggunaan perangkat lunak atau sistem administrasi khusus juga dapat diinginkan.
• Komunikasi yang Baik:
  • Kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis. Administrators sering harus berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk karyawan, manajemen, dan pihak eksternal.
• Pengaturan Waktu dan Manajemen Proyek:
  • Kemampuan mengelola waktu dengan baik dan memiliki keterampilan manajemen proyek untuk menangani tugas-tugas yang bervariasi.
• Keahlian Organisasi:
  • Kemampuan mengorganisir informasi, dokumen, dan kegiatan dengan rapi. Administrators sering dituntut untuk menjaga agar segala sesuatu tetap teratur dan terstruktur.
• Kemampuan Menyelesaikan Masalah:
  • Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan menemukan solusi dengan cepat dan efektif.
• Keahlian Administratif Umum:
  • Pemahaman dasar tentang fungsi-fungsi administratif umum seperti manajemen inventaris, manajemen fasilitas, dan pengelolaan dokumen.
• Kepatuhan dan Etika:
  • Kesadaran terhadap kebijakan dan etika organisasi, serta kemampuan untuk beroperasi dengan standar kepatuhan yang tinggi.
• Keterampilan Kepemimpinan:
  • Beberapa posisi administrator mungkin memerlukan kemampuan kepemimpinan atau pengalaman dalam memberikan dukungan kepada tim atau departemen tertentu.
• Adaptabilitas:
  • Kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan dan mampu bekerja di lingkungan yang dinamis.
• Keahlian Khusus (Opsional):
  • Terkadang, administrator mungkin membutuhkan keahlian khusus tergantung pada industri atau organisasi tertentu. Misalnya, pengetahuan dalam bidang hukum, keuangan, atau teknologi informasi.

Skill yang Harus Dimiliki seorang Admin

Seorang admin memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasional sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki seorang admin:

1. Keterampilan Teknis

• Memahami dan menggunakan berbagai software dan aplikasi, seperti Microsoft Office, Google Suite, dan software khusus yang digunakan oleh organisasi.
• Memiliki kemampuan troubleshooting dan problem solving untuk mengatasi berbagai masalah teknis.
• Memahami dan mengikuti protokol keamanan siber untuk menjaga keamanan data dan sistem organisasi.

2. Keterampilan Interpersonal

• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk dapat berinteraksi dengan berbagai stakeholders, seperti atasan, rekan kerja, dan klien.
• Memiliki kemampuan interpersonal yang baik untuk dapat membangun kerjasama tim yang efektif.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan diplomasi untuk dapat menyelesaikan berbagai konflik dan masalah.

3. Keterampilan Organisasi

• Memiliki kemampuan multitasking untuk dapat menyelesaikan berbagai tugas secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik untuk dapat menyelesaikan tugas tepat waktu.
• Memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk dapat menjaga agar semua pekerjaan berjalan dengan lancar.

4. Keterampilan Lainnya

• Memiliki kemampuan adaptasi yang baik untuk dapat mengikuti perubahan dan perkembangan teknologi.
• Memiliki kemampuan belajar yang tinggi untuk dapat terus mengembangkan skill dan pengetahuan.
• Memiliki sikap yang positif dan proaktif untuk dapat menyelesaikan berbagai tugas dengan baik.

Berikut adalah beberapa skill tambahan yang dapat dimiliki oleh seorang admin untuk meningkatkan kemampuannya:

• Kemampuan desain grafis
• Kemampuan copywriting
• Kemampuan public speaking
• Kemampuan bahasa asing

Dengan memiliki skill yang lengkap, seorang admin dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien, sehingga dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

Tips Menjalankan Admintrasi bagi Pemula

Berikut beberapa tips untuk menjalankan administrasi bagi pemula:

1. Kenali Tugas dan Tanggung Jawab

Langkah pertama adalah memahami tugas dan tanggung jawab Anda sebagai admin. Hal ini dapat Anda lakukan dengan mempelajari deskripsi pekerjaan, berdiskusi dengan atasan Anda, atau mengamati tugas-tugas yang dilakukan oleh admin sebelumnya.

2. Buatlah Sistem dan Prosedur

Membuat sistem dan prosedur akan membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih teratur dan efisien. Sistem dan prosedur ini dapat berupa:

• Sistem pencatatan dan penyimpanan data
• Prosedur untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin
• Prosedur untuk menangani masalah yang umum terjadi

3. Gunakan Alat dan Teknologi yang Tepat

Terdapat banyak alat dan teknologi yang dapat membantu Anda dalam menjalankan tugas administrasi dengan lebih mudah dan efisien. Contohnya:

• Software Microsoft Office
• Software khusus administrasi
• Cloud storage
• Project management tools

4. Bangunlah Relasi yang Baik dengan Rekan Kerja

Relasi yang baik dengan rekan kerja akan membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah dan menyenangkan. Anda dapat membangun relasi yang baik dengan:

• Berkomunikasi dengan baik
• Bersikap ramah dan membantu
• Menghargai pendapat dan kontribusi orang lain

5. Terus Belajar dan Berkembang

Administrasi adalah bidang yang terus berkembang. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk terus belajar dan mengembangkan skill Anda. Anda dapat melakukan ini dengan:

• Mengikuti pelatihan dan seminar
• Membaca buku dan artikel tentang administrasi
• Berpartisipasi dalam komunitas online

Dengan mengikuti tips-tips di atas, Anda dapat menjalankan administrasi dengan lebih efektif dan efisien, meskipun Anda masih pemula.

Berikut beberapa tips tambahan:

• Tetaplah teroganisir – Miliki sistem untuk mengatur dokumen, email, dan tugas Anda.
• Prioritaskan tugas – Fokuslah pada tugas yang paling penting dan mendesak terlebih dahulu.
• Manfaatkan waktu dengan baik – Hindari multitasking dan fokuslah pada satu tugas pada satu waktu.
• Delegasikan tugas – Jika memungkinkan, delegasikan tugas kepada orang lain agar Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting.
• Jangan ragu untuk meminta bantuan – Jika Anda mengalami kesulitan, jangan ragu untuk meminta bantuan kepada atasan, rekan kerja, atau mentor Anda.

Baca Juga: Metode Pengendalian Biaya Bahan Baku untuk Perusahaan Manufaktur

Itulah beberapa pembahasan mengenai jobdesk administrasi yang perlu Anda ketahui. Penting untuk tetap memperhatikan beberapa kualifikasi dan tanggung jawab pada masing-masing perusahaan. Semoga bermanfaat.