Mengenal Lebih Dekat dengan Sistem

EOS Teknologi - Sistem akuntansi penjualan memiliki peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan, dengan menggunakan sistem yang baik, maka perusahaan bisa memperoleh keuntungan atau laba yang lebih besar dari bisnis yang dijalankannya.

Namun, untuk memiliki sistem akuntansi penjualan yang baik, terdapat banyak hal yang harus Anda perhatikan. Salah satunya adalah memiliki fungsi yang terkait dan menjalankan tanggung jawabnya.

Apa Itu Sistem Akuntansi Penjualan?

Keberhasilan suatu perusahaan bisa dilihat dari kemampuannya dalam memperoleh keuntungan. Dengan keuntungan tersebut, perusahaan bisa mengembangkan berbagai kegiatan, meningkatkan jumlah aktiva dan modal, serta mengembangkan dan memperluas bidang usahanya.

Perusahaan akan memperhatikan kegiatannya dalam bentuk penjualan untuk mendapatkan keuntungan. Semakin banyak terjadi penjualan, maka semakin besar pula keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan.

Ada tiga tujuan utama dalam sistem penjualan yaitu mencapai volume penjualan, laba dengan jumlah tertentu, dan menunjukkan pertumbuhan perusahaan.

Sistem akuntansi penjualan adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk menangani transaksi penjualan barang dan jasa baik secara tunai maupun kredit.

Penjualan bisa terjadi secara tunai atau angsuran (kredit). Penjualan secara tunai dilakukan ketika penerima mendapatkan uang tunai dari pembeli ketika proses serah terima barang.

Sementara penjualan dengan sistem kredit terdapat perjanjian dimana pembayaran dilakukan dengan cara mengangsur beberapa kali.

Fungsi atau Pihak yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan

Terdapat 5 fungsi yang akan terlibat dalam sistem penjualan tunai yaitu sebagai berikut.

1. Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab menerima pembelian dari pihak pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli. Tujuannya yaitu untuk kepentingan harga barang ke fungsi kas.

2. Fungsi Kas

Fungsi kas ini memiliki tanggung jawab sebagai penerima kas dari pihak pembeli.

3. Fungsi Gudang

Tanggung jawab dari fungsi gudang adalah mempersiapkan barang yang dipesan oleh pembeli. Kemudian menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. Dan fungsi ini bisa di aplikasikan oleh sistem efisiensi seperti: Software Gudang.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggung jawab dalam pembungkusan barang dan menyerahkan barang yang sudah dibayar kepada pembeli.

5. Fungsi Akuntansi

Tanggung jawab dari fungsi akuntansi adalah mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan.

Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

Dalam setiap transaksi penjualan harus didukung dengan dokumen bisnis untuk menunjukan bukti penjualan secara tertulis. Dokumen khusus ini digunakan untuk mencatat data tentang aktivitas bisnis untuk pengawasan dan pengendalian serta akurasi yang lebih baik.

Berikut ini adalah dokumen yang diperlukan dalam dalam sistem akuntansi penjualan secara tunai.

1. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen yang satu ini berfungsi untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen tentang penjualan tunai. Data tertulis yang ada di dalam faktur ini berupa:

Nama pembeli
Alamat pembeli,
Tanggal transaksi,
Kode dan nama barang,
Kuantitas,
Harga satuan,
Jumlah harga,
Nama dan kode wiraniaga,
Dan otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi.

Faktur penjualan tunai ini nantinya akan diisi oleh fungsi penjualan sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas. Faktur ini dapat digunakan sebagai sumber pencatatan transaksi penjualan ke jurnal penjualan.

2. Pita Register Kas

Dokumen ini adalah bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas. Pita Register ini adalah dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang nantinya akan dicatat ke dalam jurnal penjualan.

3. Credit Card Sales Slip

Dokumen ini nantinya akan dicetak langsung oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit. Kemudian pihak bank akan menyerahkannya ke perusahaan yang menjadi anggota kartu kreditnya.

4. Bill of Lading

Bill of lading adalah bukti penyerahan barang dari perusahaan ke perusahaan ekspedisi. Dokumen ini akan digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan dengan sistem COD yang penyerahannya dilakukan oleh perusahaan ekspedisi.

5. Faktur Penjualan COD

Faktur ini berfungsi untuk merekam penjualan yang dilakukan secara COD. Tembusan faktur ini diserahkan kepada pembeli melalui bagian angkutan ekspedisi, kantor pos, atau perusahaan ekspedisi lainnya. Mereka akan diminta tanda tangan penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pembeli.

Tembusan faktur penjualan COD ini akan digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pembeli ketika penyerangan barang yang mereka pesan.

6. Bukti Setor Bank

Dokumen ini akan dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke pihak bank. Dokumen bukti setor bank ini akan dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi ke kas ke bank. Selain itu juga dilakukan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank.

Dua lembar dokumen tembusannya akan diminta kembali dari bank jika telah ditandatangani oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

7. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini berfungsi untuk merangkum harga pokok produk yang dijual selama satu periode, misalnya satu bulan. Dokumen ini akan digunakan oleh fungsi akuntansi.

Data yang harus ada di dalam dokumen rekapitulasi harga pokok penjualan ini adalah jumlah harga. Nantinya dokumen ini akan digunakan oleh fungsi penjualan sebagai dokumen pendukung untuk pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.

Itulah beberapa hal yang harus Anda ketahui mengenai sistem akuntansi penjualan. Sistem ini perlu Anda benahi sebaik mungkin karena bisa menentukan laba yang akan Anda peroleh untuk perusahaan.

Tips Implementasi yang Efektif

Keberhasilan implementasi teknologi di perusahaan tidak hanya bergantung pada kualitas software yang dipilih, tetapi juga pada kesiapan organisasi dan proses change management yang dilakukan. Berikut beberapa tips praktis yang terbukti efektif:

Libatkan end-user sejak awal — Pengguna yang merasa terlibat dalam proses pemilihan dan implementasi akan lebih mudah beradaptasi dengan sistem baru. Resistensi perubahan adalah hambatan terbesar dalam adopsi teknologi.
Mulai dari pilot project — Implementasikan di satu departemen atau lokasi terlebih dahulu sebelum rollout ke seluruh perusahaan untuk meminimalkan risiko operasional.
Ukur baseline sebelum implementasi — Dokumentasikan kondisi awal (waktu proses, tingkat kesalahan, biaya operasional) sebagai tolok ukur keberhasilan pasca-implementasi yang objektif.
Siapkan data master yang bersih — Kualitas output sistem sangat bergantung pada kualitas data input. Lakukan data cleansing dan validasi sebelum migrasi ke sistem baru.
Rencanakan training berkelanjutan — Teknologi terus berkembang; investasi dalam pelatihan memastikan tim selalu memanfaatkan fitur terbaru secara optimal.

EOS Teknologi menyediakan program implementasi terstruktur yang mencakup analisis kebutuhan, konfigurasi sistem, migrasi data, pelatihan komprehensif, dan dukungan purna jual yang responsif. Setiap proyek didampingi oleh konsultan berpengalaman yang memahami tantangan spesifik industri manufaktur dan kawasan berikat Indonesia.

Mengenal Lebih Dekat dengan Sistem Akuntansi Penjualan