Dalam sebuah perusahaan tentu saja banyak aktifitas yang dilakukan. Tak hanya terkait produksi dan penjualan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Kegiatan pembelian dalam perusahaan juga tidak terlepas dari sistem akuntansi yang mengatur segala pembelian dari perusahaan. Untuk memberikan pemahaman lebih lanjut. Berikut ini akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan.
Pengertian Sistem Pembelian
Sistem pembelian atau biasa disebut dengan sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang selalu digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Transaksi pembelian dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembelian lokal dan impor. Dimaksud dengan pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dari pemasok dalam negeri. Sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan melalui pemasok luar negeri. Sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi:
- Sistem pembelian dengan pengadaan langsung.
- Sistem akuntansi pembelian dengan penujukkan langsung.
- Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Fungsi
Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian. Berikut fungsi-fungsi sistem pembelian:
- Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
- Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi, wajib mencatat kewajiban yang muncul dari transaksi pembelian.
Prosedur Sistem Pembelian
Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:
- Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
- Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
- Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
- Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.
- Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Informasi yang diperlukan manajemen
Terdapat beberapa informasi yang diperlukan dalam manajemen sistem akuntansi pembelian, antara lain:
- Jenis persediaan yang sudah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
- Order pembelian yang telak dikirim kepada pemasok.
- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
- Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
- Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian
Beberapa dokumen yang harus digunakan dalam sistem akuntansi pembelian meliputi:
- Surat permintaan pembelian, dokumen ini biasanya berupa formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang.
- Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini berfungsi untuk meminta penawaran harga bagi pengadaan barangnya.
- Surat order pembelian, dokumen yang digunakan untuk memesan barang pada pemasok.
- Laporan penerimaan barang, dokumen yang dibuat sebagai fungsi penerimaan bahwa menunjukkan barang yang diterima sesuai.
- Surat perubahan order, dokumen yang dibuat jika tiba-tiba terdapat order yang berubah seperti kuantitas, spesifikasi, dan lain sebagainya.
- Bukti kas keluar, sebagai catatan transaksi pembelian.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
- Register buku kas keluar
- Jurnal pembelian
- Kartu utang
- Kartu persediaan
Software Sistem Pembelian
Tentu saja dalam mengelola sistem pembelian yang begitu kompleks perusahaan sangat kesulitan dan rumit jika dilakukan secara manual atau tradisional. Kini saatnya beralih pada software sistem pembelian seperti salah satu produk EOS Teknologi yang dikhususkan untuk perusahaan manufaktur.
Kami menyediakan berbagai macam software yang dapat membantu dalam mengatur segala sistem pembelian perusahaan dengan software Purchasing Management System yaitu software pembelian yang untuk melakukan kontrol ketat, mulai dari request hingga purchase order.
Baca juga: Apa Itu Software ERP? Kegunaan dan Manfaat Pada Perusahaan
Menggunakan software tersebut dapat bermanfaat agar segala kegiatan sistem pembelian perusahaan tercatat dan terintegrasi dengan mudah, baik, dan efisien. Tak hanya itu, EOS Teknologi juga memiliki beberapa produk software lainnya yang menunjang segala kebutuhan perusahaan seperti IT Inventory, Accounting Management System, Warehouse Management System, Purchasing Management System, Sales Management System, Production System, dan Project Management System.
Dalam pemilihan software sistem pembelian anda juga harus lebih detail agar mendapatkan sistem pembelian yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.
Referensi:
- Jurnal
- Hashmicro
