Purchase Order Approval (Tablet Mode)

Fitur Purchase Order Approval (Tablet Mode) dari EOS Teknologi: Solusi Praktis untuk Kontrol Transaksi PO

Dalam dunia bisnis modern yang semakin digital, efektivitas dan efisiensi operasional menjadi kunci utama dalam mengelola proses-proses internal perusahaan, salah satunya adalah Purchase Order (PO). Dalam proses pengadaan barang dan jasa, persetujuan atas setiap pesanan menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa pengeluaran perusahaan tetap terkontrol, dan hanya pengadaan yang sesuai kebutuhan yang dilakukan.

EOS Teknologi memahami kebutuhan ini dengan menghadirkan fitur Purchase Order Approval (Tablet Mode) yang dirancang khusus untuk mempermudah dan mempercepat proses approval PO dalam berbagai device operasional, terutama pada perangkat berbasis tablet. Fitur ini memastikan bahwa manajer atau pihak yang bertanggung jawab dapat mengontrol dan menyetujui pembelian barang atau layanan secara lebih efisien dan terintegrasi.

Apa Itu Purchase Order Approval (Tablet Mode)?

Purchase Order (PO) Approval dalam Tablet Mode adalah fitur dari sistem ERP EOS Teknologi yang memungkinkan pengguna untuk memberikan persetujuan terhadap pesanan pembelian (purchase order) langsung melalui perangkat tablet, baik di lokasi kantor maupun lapangan. Fitur ini memungkinkan manajer atau pihak yang berwenang untuk melihat detail PO yang diajukan oleh tim pengadaan dan memberikan keputusan apakah pesanan tersebut layak disetujui, ditunda, atau ditolak—semua hanya dengan beberapa ketukan pada tablet.

Fitur Tablet Mode memanfaatkan interface yang ramah pengguna, dirancang agar mudah digunakan meski tanpa pelatihan teknis mendalam. Hasilnya, manajer dapat dengan cepat mengakses dan memutuskan transaksi pengadaan, memberikan kontrol lebih besar terhadap alur pembelian barang dan jasa.

Manfaat dan Keunggulan Purchase Order Approval (Tablet Mode)

1. Kemudahan Akses di Mana Saja dan Kapan Saja
   Fitur ini memungkinkan manajer atau pihak berwenang untuk menyetujui atau menangguhkan PO dari mana saja selama mereka memiliki perangkat tablet yang terhubung dengan sistem ERP. Hal ini sangat berguna ketika pihak terkait sedang berada di luar kantor atau dalam perjalanan bisnis.
2. Efisiensi Waktu dan Proses Persetujuan yang Cepat
   Tanpa perlu berurusan dengan tumpukan dokumen fisik atau menunggu akses ke komputer desktop, proses persetujuan PO menjadi lebih terotomatisasi dan tercepat. Hanya dengan beberapa ketukan pada tablet, proses dapat diselesaikan lebih cepat, yang pada gilirannya mengurangi waktu tunggu untuk pengadaan barang.
3. Integrasi Langsung dengan Sistem ERP
   Fitur PO Approval yang menggunakan tablet terintegrasi dengan sistem ERP EOS Teknologi, yang memungkinkan data terkait PO langsung terupdate di seluruh sistem secara real-time. Ini memungkinkan seluruh tim untuk melihat status PO terbaru, termasuk status persetujuan, pengiriman, hingga pembayaran tanpa menunggu informasi yang terlambat.
4. Meningkatkan Akurasi dan Mengurangi Risiko Kesalahan
   Sistem digital ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, seperti kelalaian atau kehilangan dokumen persetujuan. Selain itu, proses approval yang menggunakan sistem digital juga mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sesuai anggaran dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan.
5. Proses Approval yang Terstruktur dan Tertib
   Dengan adanya sistem digital, proses persetujuan PO menjadi lebih terorganisir dan terstruktur. Setiap tahapan proses, mulai dari pengajuan hingga persetujuan, dapat dilacak dan dipantau dengan jelas, yang meningkatkan akuntabilitas dan transparansi di dalam perusahaan.
6. Mudah Digunakan dengan Interface yang Ramah Pengguna
   Salah satu keunggulan utama fitur ini adalah antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan. Walaupun menggunakan perangkat tablet, manajer atau staf pengadaan tidak perlu keterampilan teknis tingkat lanjut untuk mengoperasikan sistem ini. Pengguna hanya perlu mengikuti alur yang jelas dan sederhana untuk menyetujui atau menunda transaksi pembelian.

Bagaimana Cara Kerja Fitur Purchase Order Approval (Tablet Mode)?

1. Pengajuan PO oleh Tim Pengadaan
   Proses dimulai ketika tim pengadaan mengajukan purchase order untuk produk atau layanan yang diperlukan oleh perusahaan. Pengajuan ini kemudian masuk ke dalam sistem ERP EOS Teknologi untuk diproses.
2. Notifikasi ke Pihak yang Berwenang
   Setelah pengajuan PO dibuat, notifikasi otomatis akan dikirimkan kepada pihak berwenang yang memiliki hak untuk melakukan persetujuan PO, seperti manajer pengadaan atau direktur keuangan, melalui perangkat tablet mereka. Notifikasi ini memberikan informasi detail mengenai barang atau jasa yang dipesan, anggaran, serta vendor yang dipilih.
3. Persetujuan atau Penolakan PO
   Setelah menerima notifikasi, pihak yang berwenang dapat langsung mengakses detail PO dalam aplikasi tablet. Mereka dapat memilih untuk menyetujui, menangguhkan, atau menolak PO berdasarkan kebijakan dan pertimbangan internal perusahaan. Keputusan ini kemudian akan tercatat secara otomatis dalam sistem ERP.
4. Update Real-Time dalam Sistem ERP
   Setelah proses approval selesai, seluruh data PO, termasuk statusnya, langsung diperbarui dalam sistem ERP secara real-time, yang memungkinkan seluruh tim untuk melihat informasi terbaru dengan mudah.
5. Laporan dan Rekonsiliasi Data yang Akurat
   Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan terkait pembelian, persetujuan, dan status pengadaan dengan mudah. Manajer dapat mengakses laporan-laporan ini kapan saja dan melakukan rekonsiliasi keuangan atau audit internal dengan lebih efisien.

Mengapa Memilih Purchase Order Approval (Tablet Mode) dari EOS Teknologi?

1. Kecepatan dan Ketepatan:
   Kecepatan dalam persetujuan PO sangat penting dalam dunia bisnis modern, dan sistem Tablet Mode memberikan solusi instan bagi manajer untuk bertindak cepat tanpa hambatan waktu dan tempat.
2. Penghematan Biaya dan Sumber Daya:
   Penggunaan perangkat tablet untuk persetujuan PO mengurangi kebutuhan akan proses manual seperti pengarsipan fisik atau print out, yang pada akhirnya menghemat biaya operasional dan mempercepat alur kerja.
3. Skalabilitas untuk Perusahaan:
   Fitur Purchase Order Approval di tablet sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak lokasi atau cabang. Semua unit perusahaan dapat dengan mudah melakukan persetujuan PO dari lokasi yang berbeda dengan konsistensi dan keakuratan yang tinggi.
4. Solusi Terintegrasi dan Komprehensif:
   Karena sistem ini terintegrasi dengan ERP EOS Teknologi lainnya, informasi terkait keuangan, inventaris, dan pengadaan terhubung langsung. Ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap status keuangan dan pengadaan barang.

Fitur Purchase Order Approval (Tablet Mode) dari EOS Teknologi adalah inovasi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Dengan menyediakan kemudahan persetujuan PO di perangkat tablet, perusahaan dapat memastikan proses pengadaan barang yang lebih cepat, transparan, dan terkendali dengan lebih baik. Proses transaksi yang mulus ini sangat penting dalam dunia bisnis yang kompetitif, memungkinkan manajer untuk tetap produktif meskipun sedang berada di luar kantor.

Topologi Purchase Order Approval (Tablet Mode)

Cara Kerja Purchase Order Approval (Tablet Mode)

Cara kerja Purchase Order Approval (Tablet Mode) dari sistem global EOS Teknologi akan mengambil data sesuai request dari user. Mulai dari data: Status, Nomor PO, Nomor Proyek, Nama Supplier, Mata Uang hingga Nominal angka yang dikeluarkan sesuai data atau permintaan.

User Interface (UI) Purchase Order Approval (Tablet Mode)

Dengan berbagai manfaat dan kemudahan yang ditawarkan, EOS Teknologi siap membantu perusahaan Anda untuk mengelola proses pengadaan lebih efektif dan mengoptimalkan sistem bisnis secara menyeluruh. Hubungi kami untuk lebih lanjut dan mulailah bertransformasi ke arah yang lebih efisien dengan solusi digital terbaik dari EOS Teknologi!