Tips Memaksimalkan Sistem ERP untuk Work

Dalam kondisi pandemi COVID-19 seperti yang saat ini terjadi, peranan sistem ERP sangat dibutuhkan oleh sebagian besar industri perusahaan. Karena mereka mengharuskan para karyawannya untuk bekerja di rumah (WFH) sesuai instruksi dari pemerintah. Kondisi seperti ini justru akan memaksimalkan sistem ERP supaya lebih efisien.

Selama WFH berlangsung, Anda harus mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan teknologi. Selain itu kita juga harus bisa memastikan bahwa karyawan bekerja dengan normal meskipun tidak bekerja di kantor.

Tips Meningkatkan Efektivitas sistem ERP selama WFH

1. Pastikan Sistem Remote Produktif

Meskipun bekerja di rumah, pastikan bahwa teknologi dan proses bisnis berjalan dengan tepat dan normal. Karena bekerja di rumah juga berperan penting dalam mendorong produktivitas karyawan dalam bekerja jarak jauh.

Untuk melakukan hal itu, Anda harus membuat kebijakan supaya karyawan Anda tetap bisa saling bekerja sama meskipun di tempat yang berbeda. Anda selaku pemilik perusahaan juga perlu membuat alur kolaboratif dengan sistem ERP, kemudian melatih mereka tentang proses baru tersebut.

2. Bisa Mengakses Sistem ERP

Selama Work From Home, karyawan Anda harus bisa mengakses sistem ERP dengan aman. Solusi paling aman misalnya bisa melalui VPN atau sistem yang berbasis web. Dalam hal ini, sistem ERP berbasis Cloud lebih diunggulkan dibandingkan sistem ERP berbasis On Premise.

Baca juga: Kupas Tuntas Jenis Sistem ERP yang Banyak Digunakan

3. Manfaatkan Laporan

Proses dan alur kerja bisa menghambat analisis laporan data karena banyak karyawan yang tersebar dan virtual. Sehingga laporan yang akan ditampilkan menjadi tidak akurat.

Jika menggunakan sistem ERP, kesalahan seperti itu bisa diminimalisir. Sebab sistem ini bisa membantu Anda untuk mengelola bisnis secara jarak jauh dan tetap bisa mendapatkan laporan secara akurat.

4. Aktifkan Proses AR

Pihak perusahaan akan cukup kesulitan untuk menghubungi customers yang belum membayar tagihan mereka. Supaya arus kas tetap stabil, Anda bisa menambahkan modul piutang dagang (AR) ke dalam fitur reminder letter. Dengan begitu perusahaan tetap bisa memberikan peringatan tagihan kepada customers.

5. Lakukan Proses A/P secara Digital

Perusahaan akan kelabakan jika proses faktur dan menyetor pembayaran masih dilakukan secara manual. Dalam kondisi seperti ini, Anda sudah harus segera beralih ke sistem yang bisa mengotomatisasikan fungsi modul hutang (AP).

6. Lakukan Tutup Buku Keuangan

Sebagian besar sistem ERP memiliki fungsi untuk kebutuhan keuangan dan akuntansi. Misalnya untuk mencatat proses keuangan dan bisa mengkonsolidasikan laporan keuangan dengan otomatis. Hal tersebut juga bisa lakukan untuk berbagai cabang yang nantinya akan dilaporkan ke kantor pusat.

Dengan begitu, Anda tetap bisa melakukan closing month atau tutup buku laporan keuangan meskipun dikerjakan dalam kondisi bekerja di rumah.

7. Lakukan Pelatihan Online

Sebagian besar sistem ERP akan memiliki video tutorial dan guide yang bisa digunakan oleh karyawan Anda untuk latihan mandiri. Tapi Anda tetap bisa melakukan pelatihan secara online mengenai cara penggunaan sistem ERP, karena tidak semua karyawan Anda paham dengan teknologi.

Sistem ERP tetap bisa mengotomatisasikan proses bisnis dan akan tetap bisa berjalan dengan efisien. Sehingga bisnis Anda tetap bisa bertahan meskipun dalam kondisi darurat seperti sekarang ini. Anda juga bisa ancang-ancang dari sekarang karena situasi seperti sekarang mungkin akan terjadi lagi di masa mendatang.

Akan tetapi menggunakan sistem ERP juga tidak sembarang karena harus disesuaikan dengan bisnis yang Anda jalani. Oleh sebab itu Anda harus konsultasi terlebih dahulu dengan konsultan yang berpengalaman.

Software House Jakarta Terbaik untuk Bisnis Anda

Read Article →

Anda bisa konsultasi melalui EOS Teknologi mengenai sistem ERP. Silahkan untuk menghubungi melalui halaman kontak.

Anda bisa berkonsultasi lebih mendetail melalui website software house EOS Teknologi pada halaman contact.

Memaksimalkan Sistem ERP - EOS Teknologi

(eos/news)

Optimalisasi Kolaborasi dan Komunikasi dengan Sistem ERP

Salah satu tantangan terbesar saat bekerja dari rumah adalah menjaga alur komunikasi dan kolaborasi antar tim tetap lancar. Tanpa interaksi tatap muka langsung, risiko kesalahpahaman dan keterlambatan informasi meningkat signifikan. Di sinilah sistem ERP memainkan peran krusial dalam memaksimalkan sistem ERP untuk mengatasi hambatan ini.

Dengan sistem ERP yang terintegrasi, semua departemen dapat mengakses informasi yang sama secara real-time. Misalnya, tim penjualan dapat melihat ketersediaan stok secara instan, sementara tim gudang dapat memantau pesanan yang masuk dan jadwal pengiriman. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan komunikasi bolak-balik melalui email atau pesan instan yang seringkali tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan data. Modul-modul seperti manajemen proyek, manajemen customer relationship (CRM), dan portal karyawan dalam sistem ERP dapat memfasilitasi kolaborasi yang mulus.

Lebih lanjut, sistem ERP modern seringkali dilengkapi dengan fitur kolaborasi terintegrasi, seperti forum diskusi internal, berbagi dokumen, dan notifikasi otomatis. Karyawan dapat berdiskusi mengenai tugas, berbagi pembaruan, dan memberikan umpan balik langsung di dalam platform ERP. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama mengenai proyek dan tujuan bersama, bahkan ketika mereka tersebar secara geografis. Kemampuan ini sangat penting untuk menjaga momentum bisnis tetap berjalan optimal selama periode WFH.

Meningkatkan Keamanan Data dan Aksesibilitas Jarak Jauh

Bekerja dari rumah juga menimbulkan kekhawatiran baru terkait keamanan data perusahaan. Akses ke sistem perusahaan dari jaringan yang tidak terkelola dengan baik dapat meningkatkan risiko kebocoran data atau serangan siber. Sistem ERP yang dirancang dengan baik menawarkan solusi keamanan yang kuat untuk mengatasi tantangan ini, menjadikannya aset tak ternilai dalam strategi WFH.

Solusi ERP berbasis cloud, seperti yang ditawarkan oleh EOS Teknologi, secara inheren lebih aman untuk akses jarak jauh. Penyedia cloud menginvestasikan sumber daya besar untuk infrastruktur keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan pemantauan keamanan berkelanjutan. Karyawan dapat mengakses sistem ERP dari mana saja dengan koneksi internet yang aman, tanpa perlu mengkhawatirkan kerentanan jaringan rumah mereka. Ini sangat kontras dengan sistem on-premise yang mungkin memerlukan konfigurasi VPN yang kompleks dan pemeliharaan keamanan yang lebih intensif oleh tim IT internal.

Berdasarkan laporan dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII), penetrasi internet di Indonesia terus meningkat, menciptakan peluang sekaligus tantangan baru dalam hal keamanan siber. Memanfaatkan sistem ERP yang aman dan terpusat adalah langkah proaktif untuk melindungi aset digital perusahaan. Dengan fitur kontrol akses berbasis peran, hanya staf yang berwenang yang dapat melihat dan memanipulasi data sensitif. Hal ini memastikan bahwa informasi penting perusahaan tetap terlindungi, bahkan ketika tim bekerja secara terdistribusi. Memaksimalkan sistem ERP berarti memanfaatkan fitur-fitur keamanannya untuk memberikan ketenangan pikiran bagi manajemen dan karyawan.

Analisis Data Real-time untuk Pengambilan Keputusan Cepat

Di tengah ketidakpastian bisnis yang seringkali muncul selama periode WFH, kemampuan untuk menganalisis data secara cepat dan akurat menjadi kunci untuk mengambil keputusan strategis yang tepat. Sistem ERP adalah alat yang sangat ampuh dalam menyediakan wawasan bisnis yang mendalam dan terkini.

Sistem ERP mengintegrasikan data dari berbagai fungsi bisnis—mulai dari penjualan, keuangan, inventaris, hingga operasional—ke dalam satu database terpusat. Hal ini memungkinkan pembuatan laporan yang komprehensif dan akurat dalam hitungan menit, bukan jam atau hari. Misalnya, manajer dapat dengan cepat melihat tren penjualan terbaru, mengidentifikasi produk yang paling laris, atau melacak pergerakan inventaris secara real-time. Kemampuan ini sangat krusial untuk mengidentifikasi peluang baru atau mendeteksi masalah potensial sebelum menjadi krisis.

Menurut data dari Badan Pusat Statistik (BPS), transformasi digital di Indonesia terus berakselerasi, dengan banyak pelaku usaha mulai mengandalkan data untuk pengambilan keputusan. Sistem ERP menjadi tulang punggung dari transformasi ini. Dengan dashboard yang intuitif dan fitur pelaporan yang canggih, sistem ERP memberdayakan para pemimpin bisnis untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan responsif terhadap perubahan pasar. Kemampuan untuk mengakses laporan ini dari mana saja, berkat akses jarak jauh yang aman, semakin memperkuat efektivitasnya selama WFH.

Memaksimalkan sistem ERP juga mencakup penggunaan fitur analitik prediktif yang mungkin ditawarkan oleh beberapa solusi. Fitur ini dapat membantu memproyeksikan tren di masa depan berdasarkan data historis, seperti perkiraan permintaan, arus kas, atau kebutuhan sumber daya. Dengan informasi prediktif ini, perusahaan dapat lebih siap menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang yang muncul, bahkan dalam lingkungan kerja yang dinamis seperti WFH.

Studi Kasus: Bagaimana EOS Teknologi Membantu Bisnis Indonesia Bertransformasi

Banyak perusahaan di Indonesia yang telah merasakan manfaat luar biasa dari implementasi sistem ERP, terutama dalam menghadapi tantangan bekerja jarak jauh. EOS Teknologi, sebagai penyedia solusi ERP dan IT Inventory terkemuka di Indonesia, telah menjadi mitra strategis bagi banyak bisnis dalam perjalanan transformasi digital mereka.

Salah satu contoh nyata adalah bagaimana sebuah perusahaan manufaktur berskala menengah berhasil meningkatkan efisiensi operasionalnya hingga 20% setelah mengimplementasikan sistem ERP dari EOS Teknologi. Sebelum menggunakan ERP, proses produksi, manajemen stok, dan pelaporan keuangan dilakukan secara manual dan terpisah, menyebabkan banyak pemborosan waktu dan potensi kesalahan. Dengan sistem ERP yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau setiap tahapan produksi secara real-time, mengoptimalkan penjadwalan, dan mendapatkan visibilitas penuh terhadap seluruh rantai pasok.

Selama periode WFH, sistem ERP ini memungkinkan tim untuk tetap bekerja secara kolaboratif dan efisien. Tim penjualan dapat dengan cepat melihat ketersediaan stok dan status pesanan, sementara tim produksi dapat memantau kemajuan pekerjaan dari rumah. Laporan keuangan yang akurat dan terotomatisasi juga memungkinkan manajemen untuk terus memantau kesehatan finansial perusahaan tanpa harus berada di kantor. Hal ini membuktikan bahwa memaksimalkan sistem ERP bukan hanya tentang mengadopsi teknologi, tetapi juga tentang bagaimana teknologi tersebut dioptimalkan untuk mendukung model kerja yang fleksibel dan efisien.

Studi kasus lain menunjukkan bagaimana sebuah perusahaan distribusi berhasil mengurangi waktu pemrosesan pesanan hingga 30% berkat sistem IT Inventory yang terintegrasi dengan ERP dari EOS Teknologi. Kemampuan untuk melacak setiap item inventaris secara akurat, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, sangat krusial. Selama WFH, tim gudang dapat terus mengelola stok secara efektif, sementara tim penjualan dapat memberikan informasi ketersediaan barang yang akurat kepada pelanggan dari mana saja. Integrasi ini memastikan bahwa operasional bisnis tidak terhenti meskipun karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda.

Siap Memaksimalkan Sistem ERP Anda untuk Masa Depan Bisnis?

Dalam lanskap bisnis yang terus berubah, mengoptimalkan penggunaan sistem ERP adalah investasi strategis yang akan memberikan keuntungan jangka panjang. Baik Anda menghadapi tantangan bekerja dari rumah, ingin meningkatkan efisiensi operasional, atau memperkuat keamanan data, sistem ERP yang tepat adalah jawabannya.

EOS Teknologi hadir untuk membantu Anda menjelajahi potensi penuh dari sistem ERP. Kami menawarkan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda di Indonesia, mulai dari ERP yang komprehensif hingga sistem IT Inventory yang canggih. Tim ahli kami siap mendampingi Anda dalam setiap langkah, mulai dari pemilihan, implementasi, hingga pelatihan, untuk memastikan Anda dapat memaksimalkan sistem ERP Anda.

Jangan biarkan hambatan geografis menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Dengan solusi ERP dari EOS Teknologi, Anda dapat memberdayakan tim Anda, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kelangsungan bisnis yang optimal, di mana pun mereka berada.

Hubungi EOS Teknologi hari ini untuk konsultasi gratis dan temukan bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda bertransformasi dan meraih kesuksesan di era digital.

Tips Memaksimalkan Sistem ERP untuk Work From Home