Dalam kondisi pandemi COVID-19 seperti yang saat ini terjadi, peranan sistem ERP sangat dibutuhkan oleh sebagian besar industri perusahaan. Karena mereka mengharuskan para karyawannya untuk bekerja di rumah (WFH) sesuai instruksi dari pemerintah. Kondisi seperti ini justru akan memaksimalkan sistem ERP supaya lebih efisien.
Selama WFH berlangsung, Anda harus mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan teknologi. Selain itu kita juga harus bisa memastikan bahwa karyawan bekerja dengan normal meskipun tidak bekerja di kantor.
Tips Meningkatkan Efektivitas sistem ERP selama WFH
1. Pastikan Sistem Remote Produktif
Meskipun bekerja di rumah, pastikan bahwa teknologi dan proses bisnis berjalan dengan tepat dan normal. Karena bekerja di rumah juga berperan penting dalam mendorong produktivitas karyawan dalam bekerja jarak jauh.
Untuk melakukan hal itu, Anda harus membuat kebijakan supaya karyawan Anda tetap bisa saling bekerja sama meskipun di tempat yang berbeda. Anda selaku pemilik perusahaan juga perlu membuat alur kolaboratif dengan sistem ERP, kemudian melatih mereka tentang proses baru tersebut.
2. Bisa Mengakses Sistem ERP
Selama Work From Home, karyawan Anda harus bisa mengakses sistem ERP dengan aman. Solusi paling aman misalnya bisa melalui VPN atau sistem yang berbasis web. Dalam hal ini, sistem ERP berbasis Cloud lebih diunggulkan dibandingkan sistem ERP berbasis On Premise.
Baca juga: Kupas Tuntas Jenis Sistem ERP yang Banyak Digunakan
3. Manfaatkan Laporan
Proses dan alur kerja bisa menghambat analisis laporan data karena banyak karyawan yang tersebar dan virtual. Sehingga laporan yang akan ditampilkan menjadi tidak akurat.
Jika menggunakan sistem ERP, kesalahan seperti itu bisa diminimalisir. Sebab sistem ini bisa membantu Anda untuk mengelola bisnis secara jarak jauh dan tetap bisa mendapatkan laporan secara akurat.
4. Aktifkan Proses AR
Pihak perusahaan akan cukup kesulitan untuk menghubungi customers yang belum membayar tagihan mereka. Supaya arus kas tetap stabil, Anda bisa menambahkan modul piutang dagang (AR) ke dalam fitur reminder letter. Dengan begitu perusahaan tetap bisa memberikan peringatan tagihan kepada customers.
5. Lakukan Proses A/P secara Digital
Perusahaan akan kelabakan jika proses faktur dan menyetor pembayaran masih dilakukan secara manual. Dalam kondisi seperti ini, Anda sudah harus segera beralih ke sistem yang bisa mengotomatisasikan fungsi modul hutang (AP).
6. Lakukan Tutup Buku Keuangan
Sebagian besar sistem ERP memiliki fungsi untuk kebutuhan keuangan dan akuntansi. Misalnya untuk mencatat proses keuangan dan bisa mengkonsolidasikan laporan keuangan dengan otomatis. Hal tersebut juga bisa lakukan untuk berbagai cabang yang nantinya akan dilaporkan ke kantor pusat.
Dengan begitu, Anda tetap bisa melakukan closing month atau tutup buku laporan keuangan meskipun dikerjakan dalam kondisi bekerja di rumah.
7. Lakukan Pelatihan Online
Sebagian besar sistem ERP akan memiliki video tutorial dan guide yang bisa digunakan oleh karyawan Anda untuk latihan mandiri. Tapi Anda tetap bisa melakukan pelatihan secara online mengenai cara penggunaan sistem ERP, karena tidak semua karyawan Anda paham dengan teknologi.
Sistem ERP tetap bisa mengotomatisasikan proses bisnis dan akan tetap bisa berjalan dengan efisien. Sehingga bisnis Anda tetap bisa bertahan meskipun dalam kondisi darurat seperti sekarang ini. Anda juga bisa ancang-ancang dari sekarang karena situasi seperti sekarang mungkin akan terjadi lagi di masa mendatang.
Akan tetapi menggunakan sistem ERP juga tidak sembarang karena harus disesuaikan dengan bisnis yang Anda jalani. Oleh sebab itu Anda harus konsultasi terlebih dahulu dengan konsultan yang berpengalaman.
Anda bisa konsultasi melalui EOS Teknologi mengenai sistem ERP. Silahkan untuk menghubungi melalui halaman kontak.
Anda bisa berkonsultasi lebih mendetail melalui website software house EOS Teknologi pada halaman contact.
(eos/news)
