Material Shortage: Penyebab dan Dampaknya pada Produksi

Material Shortage: Penyebab dan Dampaknya pada Produksi

Ketersediaan bahan baku merupakan salah satu faktor penting dalam menjaga kelancaran produksi.

Ketika material yang dibutuhkan tidak tersedia dalam jumlah yang cukup, proses produksi dapat melambat bahkan berhenti sementara.

Kondisi ini dikenal sebagai material shortage.

Material shortage tidak selalu terjadi karena stok benar-benar habis. Masalah juga dapat muncul ketika bahan baku tersedia dalam jumlah yang lebih sedikit dari kebutuhan produksi, terlambat datang, atau belum siap digunakan pada saat dibutuhkan.

Jika tidak dikelola dengan baik, kekurangan material dapat berdampak pada jadwal produksi, biaya operasional, hingga pengiriman kepada pelanggan.

Apa Itu Material Shortage?

Material shortage adalah kondisi ketika jumlah bahan baku atau material yang tersedia tidak mencukupi kebutuhan produksi pada waktu yang telah direncanakan.

Misalnya sebuah perusahaan membutuhkan 1.000 unit komponen untuk menjalankan produksi hari ini.

Namun stok yang tersedia hanya 650 unit.

Artinya terdapat kekurangan:

1.000 - 650 = 350 unit

Produksi mungkin tetap dapat berjalan untuk sementara, tetapi tidak dapat menyelesaikan seluruh rencana produksi.

Material shortage juga dapat terjadi ketika stok sebenarnya tersedia di supplier, tetapi belum sampai ke perusahaan saat dibutuhkan.

Karena itu masalah material tidak hanya berhubungan dengan jumlah inventory, tetapi juga dengan:

Planning → Purchasing → Supplier → Inventory → Production

Kekurangan Material Mulai Mengganggu Produksi?

Ketika kebutuhan bahan baku, purchase order, inventory, dan jadwal produksi dikelola secara terpisah, perusahaan dapat terlambat mengetahui bahwa material tidak akan mencukupi kebutuhan produksi.

EOS Teknologi membantu perusahaan mengintegrasikan proses purchasing, inventory, dan production planning melalui sistem ERP yang terstruktur.

Pelajari Solusi ERP EOS

Apa Penyebab Material Shortage?

Kekurangan bahan baku dapat berasal dari banyak faktor.

Dalam beberapa kasus, masalah bahkan sudah mulai muncul jauh sebelum produksi dijalankan.

1. Forecast Permintaan Tidak Akurat

Perusahaan biasanya menggunakan data permintaan untuk menentukan berapa banyak barang yang perlu diproduksi.

Jika permintaan aktual lebih tinggi dibandingkan forecast, kebutuhan material juga ikut meningkat.

Contohnya:

Forecast produksi:

5.000 unit

Permintaan aktual:

7.000 unit

Jika pembelian material hanya disiapkan untuk produksi 5.000 unit, perusahaan dapat mengalami kekurangan bahan baku untuk memenuhi tambahan permintaan tersebut.

2. Supplier Terlambat Mengirim

Supplier delay menjadi salah satu penyebab umum material shortage.

Perusahaan mungkin sudah membuat purchase order sesuai jadwal, tetapi material datang lebih lambat dari perkiraan.

Misalnya:

Supplier lead time normal:

7 hari

Lead time aktual:

12 hari

Terdapat tambahan waktu tunggu selama:

5 hari

Jika stok pengaman tidak cukup, produksi dapat kehabisan material sebelum pesanan berikutnya tiba.

3. Supplier Lead Time Tidak Akurat

Perencanaan purchasing sering menggunakan lead time sebagai dasar menentukan kapan purchase order harus dibuat.

Jika data lead time tidak sesuai kondisi aktual, pembelian bisa dilakukan terlalu terlambat.

Karena itu perusahaan perlu memantau tidak hanya lead time yang dijanjikan supplier, tetapi juga lead time aktual berdasarkan histori pengiriman.

4. Inventory Tidak Akurat

Sistem mungkin menunjukkan stok:

1.500 unit

Namun kondisi fisik hanya:

1.100 unit

Perbedaan 400 unit tersebut baru diketahui ketika produksi membutuhkan material.

Akibatnya perusahaan mengira stok masih mencukupi, padahal kondisi sebenarnya sudah berada di bawah kebutuhan.

5. Purchase Order Terlambat Dibuat

Material shortage tidak selalu disebabkan oleh supplier.

Proses internal juga dapat menyebabkan keterlambatan.

Misalnya:

Purchase Request → Menunggu Approval → Purchase Order → Supplier

Jika approval terlalu lama, purchase order juga terlambat dikirim.

Supplier akhirnya tidak memiliki cukup waktu untuk memenuhi kebutuhan material sesuai jadwal produksi.

6. Perubahan Production Plan

Jadwal produksi dapat berubah karena:

• permintaan pelanggan meningkat,

• prioritas order berubah,

• mesin tertentu tidak tersedia,

• order mendadak,

• atau perubahan jadwal pengiriman.

Perubahan tersebut dapat membuat kebutuhan material berbeda dari perencanaan awal.

7. Tingginya Scrap atau Reject

Produksi tidak selalu menghasilkan output sesuai jumlah material yang digunakan.

Sebagian material dapat hilang karena:

• scrap,

• defect,

• kesalahan proses,

• atau produk reject.

Jika tingkat scrap lebih tinggi dari asumsi awal, material dapat habis lebih cepat dibandingkan perencanaan.

Dampak Material Shortage terhadap Produksi

Material shortage dapat memengaruhi banyak bagian operasional perusahaan.

Produksi Berhenti

Jika material kritis tidak tersedia, work order tertentu mungkin tidak dapat dijalankan.

Mesin dan operator tersedia, tetapi proses produksi tetap tidak dapat dimulai.

Jadwal Produksi Mundur

Production planning biasanya telah menentukan urutan pekerjaan.

Ketika satu material tidak tersedia, jadwal tersebut perlu diubah.

Tim PPIC mungkin harus memindahkan produksi lain lebih dahulu agar mesin tidak berhenti.

Utilisasi Mesin Menurun

Mesin yang seharusnya digunakan untuk produksi dapat menganggur karena menunggu material.

Akibatnya kapasitas produksi tidak digunakan secara optimal.

Biaya Produksi Meningkat

Kekurangan bahan baku dapat menyebabkan biaya tambahan seperti:

• pembelian darurat,

• pengiriman ekspres,

• overtime,

• rescheduling,

• hingga biaya downtime.

Pengiriman Pelanggan Terlambat

Ketika produksi tertunda, finished goods juga selesai lebih lambat.

Akibatnya perusahaan mungkin tidak dapat memenuhi target delivery kepada pelanggan.

Contoh Material Shortage di Pabrik

Misalnya sebuah perusahaan memproduksi produk elektronik.

Satu unit produk membutuhkan:

2 unit Komponen A

Target produksi:

2.000 unit

Maka kebutuhan Komponen A adalah:

2 × 2.000 = 4.000 unit

Namun stok aktual hanya:

3.100 unit

Artinya terdapat shortage:

4.000 - 3.100 = 900 unit

Dengan stok tersebut, perusahaan hanya dapat memproduksi maksimal:

3.100 ÷ 2 = 1.550 unit

Padahal target produksi adalah 2.000 unit.

Terdapat kekurangan kapasitas produksi sebanyak:

450 unit produk

Jika komponen tambahan tidak segera tersedia, production plan harus disesuaikan.

Material Shortage dan MRP

Material Requirement Planning atau MRP digunakan untuk membantu perusahaan menentukan kebutuhan material berdasarkan rencana produksi.

MRP dapat mempertimbangkan beberapa informasi seperti:

• production plan,

• Bill of Material,

• inventory,

• scheduled receipt,

• purchase order,

• dan lead time.

Secara sederhana, prosesnya dapat digambarkan:

Production Plan
↓
Bill of Material
↓
Hitung Kebutuhan Material
↓
Cek Inventory
↓
Hitung Kekurangan
↓
Purchase Requirement

Dengan proses tersebut, perusahaan dapat mengetahui material mana yang perlu dibeli sebelum produksi dimulai.

Peran Bill of Material dalam Mencegah Material Shortage

Bill of Material atau BOM menjelaskan material apa saja yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk.

Misalnya:

Produk X membutuhkan:

2 Komponen A
1 Komponen B
4 Komponen C

Jika production plan membutuhkan 1.000 Produk X, sistem dapat menghitung:

Komponen A:

2 × 1.000 = 2.000 unit

Komponen B:

1 × 1.000 = 1.000 unit

Komponen C:

4 × 1.000 = 4.000 unit

Kebutuhan tersebut kemudian dibandingkan dengan inventory yang tersedia.

Material yang tidak mencukupi dapat diketahui lebih awal sebelum work order dijalankan.

Material Shortage dan Safety Stock

Safety stock berfungsi sebagai stok cadangan untuk menghadapi kondisi yang tidak sesuai rencana.

Contohnya:

Rata-rata kebutuhan:

500 unit per minggu

Namun perusahaan menyimpan tambahan:

200 unit safety stock

Jika supplier terlambat beberapa hari, safety stock tersebut dapat membantu menjaga produksi tetap berjalan.

Namun jumlah safety stock juga perlu dihitung secara proporsional.

Safety stock terlalu kecil meningkatkan risiko stockout.

Sebaliknya, safety stock terlalu besar dapat meningkatkan biaya inventory.

Masih Mengetahui Kekurangan Material Setelah Produksi Dimulai?

Jika informasi purchasing, inventory, dan production planning tidak terhubung, material shortage sering kali baru diketahui ketika work order akan dijalankan.

ERP dan MRP membantu perusahaan melihat kebutuhan material lebih awal berdasarkan production plan, inventory, purchase order, dan lead time supplier.

Pelajari Sistem ERP untuk Produksi

Bagaimana Cara Mengurangi Risiko Material Shortage?

1. Gunakan Data Inventory yang Akurat

Production planning tidak dapat berjalan baik jika stok yang digunakan sebagai dasar perhitungan tidak sesuai kondisi fisik.

Setiap transaksi material perlu diperbarui secara konsisten.

2. Pantau Supplier Lead Time

Perusahaan perlu mengetahui berapa lama supplier benar-benar membutuhkan waktu untuk memenuhi pesanan.

Bandingkan:

Estimated Lead Time

dengan:

Actual Lead Time

Supplier yang sering terlambat perlu masuk evaluasi purchasing.

3. Gunakan Safety Stock

Material dengan risiko tinggi dapat diberikan safety stock.

Prioritas biasanya diberikan kepada material yang:

• kritis untuk produksi,

• memiliki lead time panjang,

• sulit digantikan,

• atau berasal dari supplier dengan performa tidak stabil.

4. Gunakan Reorder Point

Reorder point membantu menentukan kapan pembelian perlu dilakukan sebelum stok benar-benar habis.

Secara sederhana:

Reorder Point = Kebutuhan selama Lead Time + Safety Stock

Misalnya:

Kebutuhan harian:

100 unit

Lead time:

8 hari

Safety stock:

300 unit

Maka:

100 × 8 = 800 unit

Reorder point:

800 + 300 = 1.100 unit

Ketika stok mendekati 1.100 unit, perusahaan perlu mempertimbangkan melakukan pemesanan ulang.

5. Sinkronkan Purchasing dengan Production Planning

Purchasing perlu mengetahui kebutuhan material berdasarkan jadwal produksi.

Tanpa sinkronisasi, purchase order mungkin dibuat terlalu lambat.

Idealnya alurnya:

Sales Demand → Production Plan → Material Requirement → Purchase Request → Purchase Order

6. Evaluasi Supplier Performance

Supplier dapat dievaluasi berdasarkan:

• ketepatan waktu,

• kualitas,

• konsistensi supply,

• harga,

• response time,

• dan lead time aktual.

Material kritis juga dapat memiliki supplier alternatif untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber.

7. Pantau Scrap dan Reject

Jika penggunaan material aktual terus lebih tinggi daripada standar, perusahaan perlu mencari penyebabnya.

Bisa terjadi karena:

• scrap tinggi,

• kualitas material buruk,

• mesin bermasalah,

• atau proses produksi tidak stabil.

8. Buat Early Warning

Sistem dapat membantu memberikan peringatan ketika:

• stok mendekati minimum,

• purchase order terlambat,

• kebutuhan produksi lebih tinggi dari inventory,

• atau material belum tersedia menjelang production date.

Early warning membantu tim mengambil tindakan sebelum shortage benar-benar menghentikan produksi.

Material Shortage vs Stockout

Material shortage dan stockout memiliki arti yang mirip tetapi tidak selalu sama.

Material shortage berarti material yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan.

Contoh:

Kebutuhan:

1.000 unit

Stok:

400 unit

Masih ada barang, tetapi jumlahnya tidak mencukupi.

Sementara stockout berarti stok benar-benar habis atau tidak tersedia ketika dibutuhkan.

Contoh:

Kebutuhan:

1.000 unit

Stok:

0 unit

Material shortage dapat menjadi tanda awal sebelum perusahaan mengalami stockout.

Material Shortage dan Production Scheduling

Ketika shortage terjadi, tim produksi biasanya perlu melakukan rescheduling.

Misalnya terdapat tiga work order:

WO-A membutuhkan Material X
WO-B membutuhkan Material Y
WO-C membutuhkan Material Z

Material X belum tersedia.

Daripada seluruh produksi berhenti, perusahaan dapat memprioritaskan WO-B dan WO-C terlebih dahulu.

Namun terlalu sering melakukan rescheduling juga dapat menimbulkan masalah lain.

Karena itu tujuan utama bukan hanya mampu merespons shortage, tetapi mendeteksinya sebelum production schedule terganggu.

Bagaimana ERP Membantu Mengurangi Material Shortage?

ERP membantu menghubungkan informasi dari berbagai departemen.

Contohnya:

Sales memberikan informasi demand.

PPIC membuat production plan.

MRP menghitung kebutuhan material.

Inventory menyediakan data stok.

Purchasing menangani material yang perlu dibeli.

Supplier memenuhi purchase order.

Dengan data yang saling terhubung, perusahaan dapat melihat kebutuhan material secara lebih menyeluruh.

Jika salah satu material tidak mencukupi, informasi tersebut dapat diketahui sebelum proses produksi dimulai.

Indikator yang Perlu Dipantau

Untuk mengurangi risiko shortage, perusahaan dapat memantau beberapa indikator seperti:

• stock level,

• safety stock,

• reorder point,

• supplier lead time,

• open purchase order,

• scheduled receipt,

• material requirement,

• production schedule,

• scrap rate,

• dan supplier on-time delivery.

Data tersebut membantu perusahaan melihat masalah bukan hanya ketika shortage sudah terjadi, tetapi ketika tanda-tandanya mulai muncul.

Kesimpulan

Material shortage adalah kondisi ketika material yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi pada waktu yang direncanakan.

Masalah ini dapat disebabkan oleh:

• forecast yang tidak akurat,

• supplier terlambat,

• lead time yang salah,

• inventory tidak akurat,

• purchase order terlambat,

• perubahan production plan,

• hingga scrap yang terlalu tinggi.

Dampaknya dapat berupa downtime, jadwal produksi mundur, biaya tambahan, dan keterlambatan pengiriman kepada pelanggan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan perlu menghubungkan production planning, inventory, purchasing, supplier lead time, dan MRP dalam proses yang terstruktur.

Cegah Kekurangan Material Sebelum Menghambat Produksi

Material shortage sebaiknya diketahui sebelum work order masuk ke lantai produksi, bukan ketika operator sudah menunggu bahan baku.

EOS Teknologi membantu perusahaan mengintegrasikan purchasing, inventory, MRP, dan production planning melalui sistem ERP yang dapat disesuaikan dengan proses bisnis manufaktur.

Konsultasikan Kebutuhan Sistem Produksi Anda