Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice

Ketika berkecimpung di dalam dunia bisnis, Anda mungkin sudah tidak asing dengan istilah Purchase Order (PO) dan Invoice. Tak sedikit juga orang yang tidak bisa membedakan dari kedua istilah tersebut. Keduanya memang memiliki peranan yang sangat penting untuk melakukan transaksi jual beli.

1.1. Apa itu Purchase Order dan Invoice

Purchase Order merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli yang kemudian akan ditunjukkan kepada pihak yang menjual barang. Di dalam dokumen tersebut berisi informasi mengenai barang yang dipesan mulai dari nama, alamat pengiriman, hingga karakteristik barang.

Purchase Order berfungsi untuk memperjelas barang yang akan Anda pesan dari pihak pembeli. Sehingga dokumen PO ini bisa meminimalisir kesalahan pesanan dari pihak penjual. Oleh karena itu pihak pembeli harus menyertakan informasi selengkap mungkin di dalam dokumen PO.

Jika dokumen PO dibuat oleh pihak pembeli, lain halnya dengan invoice dimana dokumennya dibuat oleh pihak penjual. Dokumen invoice berisi tentang bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pihak pembeli atas barang yang telah mereka  beli.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Purchase Order (PO)

1.2. Persamaan PO dan Invoice

Purchase Order maupun Invoice merupakan dokumen yang sangat penting untuk melakukan transaksi dalam bisnis. Keduanya akan membuat transaksi berjalan dengan lancar. Meskipun berbeda, tetapi keduanya juga memiliki kesamaan diantaranya sebagai berikut.

• PO dan Invoice merupakan bukti bahwa seseorang telah melakukan pemesanan dan pembelian barang di antara kedua belah pihak, yakni penjual dan pembeli.
• PO dan Invoice merupakan dokumen yang sudah terikat secara hukum karena di dalamnya terdapat perjanjian pemesanan dan pembelian barang dari pihak pembeli dan penjual.
• Informasi yang berada di dalam PO dan Invoice hampir mirip dimana didalamnya terdapat rincian barang, nama perusahaan, nomor telepon, dan harga barang yang sudah disepakati oleh pembeli dan penjual.

1.3. Perbedaan PO dan Invoice

Meskipun terdengar sama, tapi Purchase Order dan Invoice tetap saja memiliki perbedaan yang cukup mencolok. Perbedaannya bisa Anda lihat di bawah ini.

• PO dibuat oleh pembeli yang nantinya akan diserahkan kepada penjual. Sementara Invoice sebaliknya.
• Dokumen PO berisi tentang informasi detail pemesanan barang yang akan dibeli. Sementara Invoice berisi tentang informasi penagihan pembayaran.
• PO akan dikirim ketika pembeli sudah memesan barang, sementara Invoice akan dikirim setelah barang selesai dikirim dan saat tanggal jatuh tempo.

1.4. Manfaat Purchase Order dan Invoice

Karena memiliki perbedaan, PO dan Invoice tentu saja memiliki manfaat yang juga berbeda. Berikut ini adalah manfaat dari masing-masing kedua dokumen tersebut.

1.4.1. Manfaat Purchase Order

• Mengamankan ketersediaan barang.
• Mengaudit keuangan.
• Dokumen yang mengikat

1.4.2. Manfaat Invoice

• Memberikan visibilitas untuk perusahaan yang terkait dengan pengeluaran barang.
• Mengelola pembayaran
• Menagih pembayaran atas barang yang dijual kepada pembeli.

Invoice dan Purchase order merupakan dokumen yang sangat penting untuk kegiatan sehari-hari dari perusahaan. Membuat PO maupun Invoice secara manual memang masih mudah jika perusahaannya masih berskala kecil yang belum melakukan banyak transaksi.

Tapi jika perusahaan tersebut sudah berskala besar, membuat dokumen tersebut sangat sulit untuk dilakukan. Tak heran jika akan terjadi kesalahan dalam pengiriman barang karena salah dalam memberikan informasi di dalam dokumen PO maupun Invoice.

Oleh sebab itu perusahaan besar harus segera beralih untuk menggunakan sistem manajemen akuntansi yang membuat dokumen PO dan invoice secara praktis. Apalagi jika perusahaan Anda sudah bergerak di bidang impor ekspor yang tentu saja membutuhkan dokumen PO dan Invoice secara lebih detail.

Software Akuntansi EOS Teknologi

EOS Teknologi telah memberikan kemudahan bagi para pelaku bisnis manufaktur, terutama dalam hal mencatat operasional keuangan. Karena EOS memiliki sistem manajemen akuntansi yang akan mempermudah perusahaan dalam mengelola keuangan.

EOS Sendiri merupakan perusahaan yang menyediakan berbagai software untuk industri manufaktur. Software yang dibuat bisa disesuaikan dengan industri bisnis yang saat ini telah berkembang. Sehingga software yang dibuat akan aman, akurat, realtime, terintegrasi, dan tentu saja sesuai dengan Industri 4.0.

Itulah beberapa perbedaan dan persamaan Purchase Order dengan Invoice. Keduanya memang memiliki peranan yang sangat penting untuk melakukan transaksi jual beli.

Jika Anda ingin segera mengembangkan sistem untuk bisnis manufaktur, silahkan konsultasikan terlebih dahulu atau permintaan penawaran disini.