Perbedaan Purchase Order dan Invoice: Fungsi & Contoh

Purchase Order (PO) dan invoice merupakan dua dokumen penting dalam transaksi bisnis, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Purchase Order dibuat oleh pembeli untuk melakukan pemesanan barang atau jasa, sedangkan invoice dibuat oleh penjual sebagai tagihan atas transaksi tersebut.

Perbedaan PO dan invoice tidak hanya terletak pada pihak yang membuatnya, tetapi juga pada tujuan, waktu penerbitan, informasi di dalam dokumen, serta posisinya dalam proses purchasing dan pembayaran.

Artikel ini akan membahas perbedaan Purchase Order dan invoice, mulai dari pengertian, fungsi, persamaan, hingga contoh alur penggunaannya di perusahaan.

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order atau PO adalah dokumen pemesanan yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada supplier atau penjual. Dokumen ini biasanya berisi informasi barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, alamat atau jadwal pengiriman, serta ketentuan transaksi.

PO membantu kedua pihak memiliki referensi yang sama mengenai pesanan sebelum barang atau jasa diberikan.

Mengenal Apa Itu Purchase Order

Read Article →

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen tagihan yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Invoice berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditagihkan, jumlah transaksi, pajak jika berlaku, tanggal invoice, serta batas waktu pembayaran.

Invoice kemudian digunakan oleh pembeli sebagai salah satu dasar dalam memproses pembayaran.

Masih membuat Purchase Order dan mencocokkan invoice secara manual?
EOS Teknologi membantu perusahaan mengelola proses purchasing mulai dari permintaan pembelian, approval, Purchase Order, penerimaan barang, hingga invoice dalam satu sistem terintegrasi.

Konsultasikan digitalisasi proses purchasing perusahaan

Persamaan PO dan Invoice

Purchase Order dan invoice sama-sama menjadi dokumen penting dalam transaksi antara pembeli dan penjual. Keduanya dapat mencantumkan informasi seperti identitas perusahaan, barang atau jasa, kuantitas, harga, dan nomor referensi transaksi.

Kedua dokumen tersebut juga membantu perusahaan menyimpan histori transaksi serta mempermudah proses pengecekan ketika terjadi perbedaan data antara purchasing, warehouse, supplier, dan accounting.

Perbedaan PO dan Invoice

Meskipun terdengar sama, tapi Purchase Order dan Invoice tetap saja memiliki perbedaan yang cukup mencolok. Perbedaannya bisa Anda lihat di bawah ini.

PO dibuat oleh pembeli yang nantinya akan diserahkan kepada penjual. Sementara Invoice sebaliknya.
Dokumen PO berisi tentang informasi detail pemesanan barang yang akan dibeli. Sementara Invoice berisi tentang informasi penagihan pembayaran.
PO akan dikirim ketika pembeli sudah memesan barang, sementara Invoice akan dikirim setelah barang selesai dikirim dan saat tanggal jatuh tempo.

Aspek	Purchase Order	Invoice
Dibuat oleh	Pembeli	Penjual
Tujuan	Melakukan pemesanan	Menagih pembayaran
Waktu	Sebelum transaksi/pengiriman selesai	Setelah atau sesuai tahap transaksi
Dikirim kepada	Supplier	Pembeli
Isi	Item, qty, harga, pengiriman	Item, total tagihan, pajak, jatuh tempo
Fungsi	Bukti/otorisasi pemesanan	Dasar proses pembayaran

Alur Purchase Order hingga Invoice

Dalam proses purchasing perusahaan, Purchase Order dan invoice berada dalam satu rangkaian transaksi:

Purchase Requisition → Approval → Purchase Order → Pengiriman Barang → Goods Receipt → Invoice → Verifikasi → Pembayaran

Purchase Order menjadi acuan pesanan, sedangkan invoice digunakan supplier untuk menagih transaksi yang telah berlangsung.

Hubungan PO, Goods Receipt, dan Invoice

Sebelum invoice dibayar, perusahaan dapat mencocokkan tiga informasi utama:

Purchase Order : apa yang dipesan
Goods Receipt : apa yang benar-benar diterima
Invoice : apa yang ditagihkan supplier

Pencocokan tersebut membantu memastikan jumlah barang, harga, dan nilai tagihan sesuai sebelum pembayaran diproses.

Semakin banyak supplier dan transaksi, semakin sulit mencocokkan PO, penerimaan barang, dan invoice secara manual.
Purchasing Management System EOS membantu perusahaan memantau proses pembelian, approval, penerimaan, dan dokumen supplier dalam satu alur yang lebih terstruktur.

Pelajari Purchasing Management System EOS Teknologi

Manfaat Purchase Order dan Invoice

Karena memiliki perbedaan, PO dan Invoice tentu saja memiliki manfaat yang juga berbeda. Berikut ini adalah manfaat dari masing-masing kedua dokumen tersebut.

Manfaat Purchase Order

Mengamankan ketersediaan barang.
Mengaudit keuangan.
Dokumen yang mengikat

Manfaat Invoice

Memberikan visibilitas untuk perusahaan yang terkait dengan pengeluaran barang.
Mengelola pembayaran
Menagih pembayaran atas barang yang dijual kepada pembeli.

Invoice dan Purchase order merupakan dokumen yang sangat penting untuk kegiatan sehari-hari dari perusahaan. Membuat PO maupun Invoice secara manual memang masih mudah jika perusahaannya masih berskala kecil yang belum melakukan banyak transaksi.

Tapi jika perusahaan tersebut sudah berskala besar, membuat dokumen tersebut sangat sulit untuk dilakukan. Tak heran jika akan terjadi kesalahan dalam pengiriman barang karena salah dalam memberikan informasi di dalam dokumen PO maupun Invoice.

Oleh sebab itu perusahaan besar harus segera beralih untuk menggunakan sistem manajemen akuntansi yang membuat dokumen PO dan invoice secara praktis. Apalagi jika perusahaan Anda sudah bergerak di bidang impor ekspor yang tentu saja membutuhkan dokumen PO dan Invoice secara lebih detail.

Software Akuntansi EOS Teknologi

EOS Teknologi telah memberikan kemudahan bagi para pelaku bisnis manufaktur, terutama dalam hal mencatat operasional keuangan. Karena EOS memiliki sistem manajemen akuntansi yang akan mempermudah perusahaan dalam mengelola keuangan.

EOS Sendiri merupakan perusahaan yang menyediakan berbagai software untuk industri manufaktur. Software yang dibuat bisa disesuaikan dengan industri bisnis yang saat ini telah berkembang. Sehingga software yang dibuat akan aman, akurat, realtime, terintegrasi, dan tentu saja sesuai dengan Industri 4.0.

Itulah beberapa perbedaan dan persamaan Purchase Order dengan Invoice. Keduanya memang memiliki peranan yang sangat penting untuk melakukan transaksi jual beli.

Image: Sistem ERP Indonesia - EOS Teknologi

Jika Anda ingin segera mengembangkan sistem untuk bisnis manufaktur, silahkan konsultasikan terlebih dahulu atau permintaan penawaran disini.

Tips Memaksimalkan Implementasi di Perusahaan Anda

Apakah Purchase Order sama dengan invoice?

Tidak. Purchase Order dibuat oleh pembeli untuk melakukan pemesanan, sedangkan invoice dibuat oleh penjual untuk menagih pembayaran.

Mana yang dibuat lebih dahulu, PO atau invoice?

Dalam proses pembelian umum, Purchase Order biasanya dibuat terlebih dahulu. Invoice diterbitkan oleh supplier sesuai transaksi dan ketentuan pembayaran yang telah disepakati.

Apa hubungan Purchase Order dan invoice?

Invoice dapat dibandingkan dengan Purchase Order dan data penerimaan barang untuk memastikan barang, jumlah, harga, dan nilai tagihan sesuai.

Apa itu PO invoice processing?

PO invoice processing adalah proses pengelolaan transaksi mulai dari Purchase Order hingga verifikasi invoice dan pembayaran kepada supplier.

EOS Teknologi menyediakan program implementasi terstruktur yang mencakup analisis, konfigurasi, migrasi data, pelatihan, dan dukungan pasca go-live. Setiap implementasi didampingi oleh konsultan berpengalaman yang memahami tantangan spesifik industri manufaktur dan kawasan berikat Indonesia.

Kesimpulan

Perbedaan Purchase Order dan invoice terutama terletak pada pihak yang membuat, tujuan, serta waktu penggunaannya. Purchase Order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa, sedangkan invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan.

Dalam proses purchasing perusahaan, keduanya saling berkaitan. PO menjadi referensi pesanan, penerimaan barang menunjukkan transaksi aktual, dan invoice menjadi dasar untuk memproses pembayaran.

Dengan sistem purchasing dan accounting yang terintegrasi, proses tersebut dapat dipantau dalam satu alur sehingga perusahaan tidak perlu terlalu bergantung pada pencocokan dokumen secara manual.

Mengapa Memilih Solusi yang Tepat Itu Penting?

Dalam lanskap bisnis Indonesia yang terus berkembang, memilih teknologi yang tepat bukan sekadar keputusan operasional — ini adalah investasi strategis. Perusahaan yang berhasil mengadopsi solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka terbukti mencapai efisiensi 30-50% lebih tinggi dibandingkan yang masih mengandalkan proses manual.

EOS Teknologi memahami bahwa setiap perusahaan memiliki tantangan uniknya sendiri. Itulah mengapa kami menawarkan pendekatan konsultasi yang mendalam sebelum implementasi — memastikan solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan rencana pengembangan jangka panjang bisnis Anda.

Tim implementator berpengalaman EOS siap mendampingi Anda mulai dari fase analisis, konfigurasi, pelatihan, hingga dukungan purna jual. Hubungi kami untuk mendapatkan konsultasi gratis dan demo langsung sistem yang relevan dengan industri Anda.

Ingin Purchase Order, penerimaan barang, dan invoice terhubung dalam satu proses?
EOS Teknologi menyediakan Purchasing Management System, Accounting Management System, dan ERP untuk membantu perusahaan mengelola transaksi supplier secara terintegrasi.

Hubungi EOS Teknologi untuk konsultasi sistem purchasing

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice