Penyebab Picking Error dan Cara Menguranginya
Satu produk salah ambil mungkin terlihat seperti kesalahan kecil.
Namun ketika barang tersebut sudah masuk proses packing dan dikirim ke pelanggan, dampaknya bisa menjadi lebih besar.
Perusahaan mungkin harus menangani:
retur barang,
pengiriman ulang,
komplain pelanggan,
tambahan biaya transportasi,
hingga pencatatan stok yang menjadi tidak sesuai.
Kesalahan seperti ini dikenal sebagai picking error.
Dalam operasional warehouse dengan banyak SKU dan transaksi, proses picking perlu dilakukan secara akurat agar barang yang keluar benar-benar sesuai dengan pesanan.
Apa Itu Picking Error?
Picking error adalah kesalahan yang terjadi ketika operator mengambil barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau dokumen picking.
Kesalahan tersebut tidak selalu berarti mengambil produk yang benar-benar berbeda.
Picking error dapat terjadi dalam beberapa bentuk, misalnya:
Salah SKU
Operator mengambil produk yang berbeda.
Salah jumlah
Barang yang seharusnya diambil 10 unit hanya diambil 8 unit.
Salah batch atau lot
SKU benar, tetapi batch yang diambil tidak sesuai.
Salah lokasi
Operator mengambil barang dari lokasi yang berbeda dari instruksi.
Barang terlewat
Salah satu item dalam daftar picking tidak diambil.
Karena itu, akurasi picking bukan hanya soal menemukan barang, tetapi juga memastikan SKU, jumlah, lokasi, dan detail lainnya sudah benar.
Picking Mulai Sulit Dikontrol?
Semakin banyak SKU dan transaksi gudang, semakin sulit memastikan setiap barang diambil dari lokasi dan jumlah yang tepat.
EOS Teknologi membantu perusahaan mengelola aktivitas warehouse secara lebih terstruktur melalui Warehouse Management System.
Kenapa Picking Error Bisa Terjadi?
Picking error biasanya bukan disebabkan oleh satu faktor saja.
Ada kombinasi antara kondisi gudang, manusia, data, dan proses kerja.
1. Lokasi Barang Tidak Teratur
Jika barang tidak memiliki lokasi yang jelas, operator harus mencari produk secara manual.
Risiko salah mengambil barang menjadi lebih besar terutama jika banyak SKU memiliki bentuk kemasan serupa.
Inilah alasan proses seperti warehouse slotting dan putaway penting dalam operasional gudang.
Slotting menentukan lokasi ideal suatu barang, sedangkan putaway memastikan barang tersebut ditempatkan di lokasi yang sudah ditentukan.
2. SKU Memiliki Tampilan yang Mirip
Dua produk dapat memiliki:
kemasan serupa,
nama hampir sama,
kode SKU hanya berbeda satu digit,
atau ukuran yang sulit dibedakan secara visual.
Jika operator hanya mengandalkan penglihatan tanpa validasi sistem, kesalahan lebih mudah terjadi.
3. Label Barang Sulit Dibaca
Barcode yang rusak, label terlalu kecil, atau informasi yang tidak jelas dapat memperlambat identifikasi barang.
Operator kemudian mungkin mengambil barang berdasarkan perkiraan.
4. Data Lokasi Tidak Sesuai Kondisi Fisik
Sistem mungkin mencatat bahwa SKU A berada di Rak B-05.
Namun karena perpindahan barang tidak dicatat, kondisi fisiknya ternyata berada di Rak C-08.
Saat operator mengikuti data sistem, barang tidak ditemukan.
Situasi seperti ini dapat menyebabkan operator mengambil barang lain atau membuang waktu untuk pencarian.
5. Beban Kerja Terlalu Tinggi
Ketika pesanan meningkat, operator dituntut menyelesaikan picking lebih cepat.
Kecepatan tanpa proses validasi yang memadai dapat meningkatkan kemungkinan kesalahan.
6. Picking Masih Mengandalkan Kertas
Daftar picking berbentuk kertas masih dapat digunakan pada gudang sederhana.
Namun semakin kompleks transaksi, operator harus membaca:
SKU → lokasi → jumlah → batch → pesanan
secara manual.
Kesalahan membaca atau melewatkan satu baris bisa terjadi.
Dampak Picking Error bagi Perusahaan
Kesalahan picking tidak berhenti di area warehouse.
Dampaknya dapat menyebar ke proses lain.
Retur Barang
Pelanggan menerima produk yang tidak sesuai lalu meminta pengembalian.
Pengiriman Ulang
Perusahaan harus mengirim barang yang benar.
Artinya terdapat tambahan pekerjaan dan biaya logistik.
Inventory Menjadi Tidak Akurat
Misalnya sistem mencatat Produk A berkurang 10 unit.
Tetapi operator sebenarnya mengambil Produk B.
Akibatnya:
Produk A di sistem terlalu sedikit
sementara:
Produk B secara fisik terlalu sedikit.
Data inventory akhirnya tidak sesuai kondisi nyata.
Komplain Pelanggan
Bagi pelanggan, mereka tidak melihat proses internal gudang.
Yang mereka tahu hanyalah barang yang diterima salah.
Jika kesalahan sering terjadi, kepercayaan pelanggan dapat menurun.
Waktu Operasional Terbuang
Tim warehouse harus:
cek transaksi → cari sumber kesalahan → koreksi stok → proses retur → picking ulang → packing ulang
Satu kesalahan dapat menghasilkan beberapa pekerjaan tambahan.
Contoh Picking Error Sederhana
Misalnya terdapat dua barang:
SKU A-105 — Bearing 10 mm
SKU A-106 — Bearing 12 mm
Kemasan keduanya hampir sama dan ditempatkan bersebelahan.
Order membutuhkan:
A-105 sebanyak 20 unit.
Operator terburu-buru kemudian mengambil:
A-106 sebanyak 20 unit.
Jika tidak ada proses scan sebelum barang masuk packing, kesalahan tersebut baru diketahui ketika pelanggan menerima barang.
Satu digit SKU yang berbeda akhirnya menghasilkan retur dan pengiriman ulang.
Bagaimana Cara Mengurangi Picking Error?
Picking error tidak mungkin hanya diselesaikan dengan meminta operator untuk lebih teliti.
Proses kerja juga perlu membantu mencegah kesalahan.
Gunakan Barcode untuk Validasi
Salah satu metode paling sederhana adalah melakukan scan barang.
Alurnya dapat seperti:
Picking Task → Pergi ke Lokasi → Scan Lokasi → Scan Barang → Input Jumlah → Validasi
Jika SKU yang dipindai berbeda dari picking task, sistem dapat memberikan peringatan.
Dengan begitu operator tidak hanya mengandalkan visual.
Gunakan Kode Lokasi yang Jelas
Setiap rak dapat memiliki struktur lokasi, misalnya:
A-03-02
yang berarti:
Zona A → Rak 03 → Level 02
Kode yang konsisten membantu operator menemukan lokasi dengan lebih mudah.
Pisahkan Produk yang Sangat Mirip
Barang dengan tampilan hampir sama sebaiknya tidak selalu ditempatkan terlalu dekat jika dapat meningkatkan risiko salah ambil.
Strategi slotting perlu mempertimbangkan kemungkinan human error, bukan hanya efisiensi jarak.
Jaga Akurasi Inventory
Operator harus dapat mempercayai data sistem.
Jika data mengatakan barang berada di B-12, kondisi fisik juga seharusnya sesuai.
Pemeriksaan seperti cycle count dapat digunakan untuk membantu menemukan selisih antara data dan kondisi fisik.
Kurangi Ketergantungan pada Picking Manual
Picking yang hanya mengandalkan ingatan, kertas, dan pengecekan visual semakin berisiko ketika aktivitas warehouse bertambah.
Warehouse Management System dapat membantu menghubungkan picking task, lokasi barang, barcode, dan inventory dalam satu proses.
Lihat Warehouse Management System EOS
Bagaimana WMS Membantu Mengurangi Picking Error?
Warehouse Management System (WMS) dapat membantu membuat aktivitas picking lebih terarah.
Operator tidak hanya menerima informasi barang yang harus diambil.
Sistem juga dapat memberikan informasi seperti:
SKU,
jumlah,
lokasi,
batch atau lot,
status stok,
serta urutan pekerjaan.
Operator kemudian mengikuti picking task yang telah dibuat.
Contoh proses:
Setiap tahap memberikan peluang untuk memvalidasi transaksi sebelum barang dikirim.
Hubungan Picking dengan Warehouse Slotting
Picking dan slotting sebenarnya tidak dapat dipisahkan.
Slotting menentukan di mana barang ditempatkan.
Picking menentukan bagaimana barang diambil kembali.
Misalnya barang fast-moving berada di area yang dekat dan mudah dijangkau.
Operator akan melakukan lebih sedikit perjalanan sehingga proses picking dapat berlangsung lebih efisien.
Sebaliknya, lokasi yang buruk membuat operator:
berjalan lebih jauh,
mencari lebih lama,
berpindah antararea,
dan berpotensi mengambil barang dari rak yang salah.
Karena itu proses slotting yang baik ikut mendukung akurasi picking.
Picking Accuracy sebagai KPI Gudang
Perusahaan juga dapat memantau seberapa akurat proses picking melalui picking accuracy.
Contoh sederhana:
Dalam satu periode terdapat:
1.000 order line
dan ditemukan:
10 kesalahan picking.
Maka order line yang benar adalah:
990.
Picking accuracy:
990 ÷ 1.000 × 100% = 99%
Semakin tinggi angka tersebut, semakin sedikit kesalahan pada proses pengambilan barang.
Namun KPI sebaiknya tidak hanya digunakan untuk menyalahkan operator.
Data error justru dapat membantu menemukan masalah seperti:
lokasi yang tidak efektif,
label buruk,
SKU terlalu mirip,
prosedur kurang jelas,
hingga data inventory yang tidak akurat.
Apakah Barcode Saja Sudah Cukup?
Belum tentu.
Barcode membantu memastikan identitas barang.
Namun proses gudang tetap membutuhkan data lokasi dan inventory yang benar.
Karena itu teknologi sebaiknya dilihat sebagai satu rangkaian:
Lokasi Terstruktur → Barcode → WMS → Validasi → Inventory Update
Jika salah satu bagian tidak berjalan dengan baik, risiko error tetap dapat muncul.
Tips Sederhana Meningkatkan Picking Accuracy
Perusahaan dapat memulai dari beberapa langkah berikut:
Gunakan kode lokasi yang mudah dipahami.
Pastikan setiap barang memiliki identifikasi jelas.
Terapkan scan barcode pada proses picking.
Pisahkan SKU yang sangat mirip bila diperlukan.
Evaluasi warehouse slotting secara berkala.
Lakukan cycle count untuk menjaga data inventory.
Catat jenis picking error yang paling sering terjadi.
Gunakan data error sebagai dasar perbaikan proses.
Tujuannya bukan hanya membuat operator bekerja lebih cepat.
Yang lebih penting adalah membuat proses yang membantu operator mengambil barang dengan benar sejak awal.
Kesimpulan
Picking error merupakan kesalahan dalam proses pengambilan barang yang dapat berupa salah SKU, salah jumlah, salah lokasi, hingga salah batch.
Kesalahan tersebut dapat menyebabkan:
retur,
pengiriman ulang,
inventory tidak akurat,
pekerjaan tambahan,
dan komplain pelanggan.
Perusahaan dapat mengurangi risikonya melalui penataan lokasi yang baik, barcode, pengelolaan inventory, dan proses picking yang terstruktur.
Ketika jumlah SKU dan transaksi semakin besar, WMS dapat membantu operator mengikuti picking task sekaligus melakukan validasi terhadap lokasi dan barang yang diambil.
Kurangi Picking Error dengan Warehouse yang Lebih Terintegrasi
Kesalahan picking dapat berdampak langsung pada biaya operasional, akurasi stok, dan kepuasan pelanggan.
EOS Teknologi membantu perusahaan mengelola proses receiving, penyimpanan, inventory, hingga picking melalui Warehouse Management System yang terintegrasi.
Was this article helpful?
// Your feedback helps us improve our content engine.