Supplier Lead Time: Pengertian dan Cara Mengelolanya
Apa Itu Supplier Lead Time? Cara Mengurangi Risiko Keterlambatan Bahan Baku
Keterlambatan bahan baku sering kali tidak hanya berdampak pada bagian purchasing.
Ketika material datang lebih lambat dari rencana, efeknya dapat menyebar ke proses produksi, jadwal pengiriman, hingga pelayanan kepada pelanggan.
Salah satu faktor yang perlu diperhatikan perusahaan adalah supplier lead time.
Supplier lead time membantu perusahaan memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak pesanan dibuat hingga barang benar-benar diterima dan siap digunakan.
Semakin akurat perusahaan memahami lead time setiap supplier, semakin baik pula perusahaan dapat merencanakan pembelian dan kebutuhan bahan baku.
Apa Itu Supplier Lead Time?
Supplier lead time adalah waktu yang dibutuhkan supplier untuk memproses dan mengirim pesanan sejak purchase order dibuat atau dikonfirmasi hingga barang diterima oleh perusahaan.
Durasi tersebut tidak selalu hanya mencakup waktu pengiriman.
Supplier lead time dapat melibatkan beberapa proses seperti:
Purchase Order Dibuat
↓
Supplier Menerima Pesanan
↓
Supplier Menyiapkan atau Memproduksi Barang
↓
Barang Dikirim
↓
Barang Diterima Perusahaan
Pada supplier tertentu, proses tersebut mungkin hanya membutuhkan beberapa hari.
Namun untuk material khusus, barang impor, atau produk yang dibuat berdasarkan pesanan, lead time dapat jauh lebih panjang.
Purchasing Mulai Sulit Dipantau?
Semakin banyak supplier, purchase order, dan kebutuhan material yang harus dikelola, semakin sulit tim purchasing memantau setiap proses secara manual.
EOS Teknologi membantu perusahaan mengelola proses purchasing secara lebih terstruktur melalui sistem yang terintegrasi dengan kebutuhan operasional bisnis.
Kenapa Supplier Lead Time Penting?
Supplier lead time berpengaruh langsung terhadap kemampuan perusahaan memenuhi kebutuhan produksi.
Jika perusahaan memperkirakan bahan baku datang dalam 5 hari, tetapi supplier sebenarnya membutuhkan 10 hari, jadwal produksi dapat terganggu.
Lead time yang tidak dipahami dengan baik dapat menyebabkan beberapa masalah.
Produksi Terlambat
Material yang belum datang membuat proses produksi tidak dapat dimulai sesuai jadwal.
Mesin dan tenaga kerja mungkin sudah tersedia, tetapi produksi tetap harus menunggu bahan baku.
Risiko Stockout
Jika pembelian dilakukan terlalu dekat dengan waktu kebutuhan, stok dapat habis sebelum pengiriman berikutnya tiba.
Inventory Terlalu Besar
Sebaliknya, perusahaan yang terlalu khawatir terhadap keterlambatan supplier mungkin membeli material dalam jumlah berlebihan.
Akibatnya biaya penyimpanan meningkat dan modal lebih banyak tertahan dalam inventory.
Pengiriman ke Pelanggan Ikut Terlambat
Jika bahan baku terlambat, jadwal produksi dapat mundur.
Ketika produksi mundur, proses packing dan pengiriman barang jadi kepada pelanggan juga ikut terdampak.
Apa Saja yang Mempengaruhi Supplier Lead Time?
Lead time setiap supplier dapat berbeda.
Beberapa faktor yang umum memengaruhinya antara lain:
1. Ketersediaan Stok Supplier
Jika supplier memiliki barang ready stock, pesanan biasanya dapat diproses lebih cepat.
Namun jika stok kosong, perusahaan harus menunggu supplier melakukan produksi atau pengadaan terlebih dahulu.
2. Kapasitas Produksi Supplier
Supplier mungkin menerima banyak pesanan dari berbagai pelanggan.
Jika kapasitas produksi sedang penuh, pesanan perusahaan dapat masuk antrean.
3. Jumlah Pesanan
Order dalam jumlah besar dapat membutuhkan waktu persiapan yang lebih lama dibandingkan pesanan kecil.
4. Lokasi Supplier
Supplier yang berlokasi dekat dengan perusahaan biasanya memiliki waktu pengiriman lebih singkat.
Sementara supplier dari luar kota atau luar negeri memerlukan waktu transportasi lebih panjang.
5. Proses Approval Internal
Lead time tidak selalu terlambat karena supplier.
Purchase request yang terlalu lama menunggu approval juga dapat menyebabkan purchase order terlambat dibuat.
6. Ketepatan Data Purchase Order
Kesalahan pada:
jumlah,
spesifikasi,
alamat pengiriman,
harga,
atau informasi lainnya
dapat menyebabkan supplier harus melakukan konfirmasi ulang sebelum pesanan diproses.
7. Transportasi dan Logistik
Cuaca, kapasitas kendaraan, keterlambatan kapal, hingga gangguan distribusi dapat memperpanjang waktu pengiriman.
Contoh Supplier Lead Time
Misalnya sebuah perusahaan membutuhkan bahan baku untuk produksi.
Timeline pemesanannya seperti berikut:
1 September
Purchase Order dibuat.
2 September
Supplier mengonfirmasi pesanan.
3–6 September
Supplier menyiapkan barang.
7 September
Barang dikirim.
9 September
Barang diterima perusahaan.
Maka supplier lead time dari purchase order hingga barang diterima adalah sekitar:
8 hari.
Jika perusahaan baru melakukan pemesanan ketika stok tinggal cukup untuk 5 hari produksi, terdapat risiko bahan baku habis sebelum pesanan berikutnya tiba.
Supplier Lead Time dan Safety Stock
Supplier lead time memiliki hubungan erat dengan safety stock.
Semakin tidak stabil waktu pengiriman supplier, semakin besar risiko stok habis.
Karena itu perusahaan biasanya perlu mempertimbangkan:
Rata-rata konsumsi material
+
Supplier lead time
+
Variasi permintaan
+
Risiko keterlambatan
dalam menentukan jumlah stok pengaman.
Namun safety stock yang terlalu besar juga bukan solusi ideal.
Tujuannya adalah menemukan keseimbangan antara:
ketersediaan material dan biaya inventory.
Supplier Lead Time dan Reorder Point
Lead time juga menjadi salah satu komponen penting dalam menentukan kapan perusahaan harus melakukan pemesanan ulang.
Secara sederhana:
Reorder Point = Kebutuhan selama Lead Time + Safety Stock
Contoh:
Kebutuhan bahan baku per hari:
100 unit
Supplier lead time:
7 hari
Safety stock:
300 unit
Maka kebutuhan selama lead time:
100 × 7 = 700 unit
Reorder point:
700 + 300 = 1.000 unit
Artinya ketika stok mencapai sekitar 1.000 unit, perusahaan perlu mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan kembali.
Dengan cara ini, pesanan baru diharapkan datang sebelum stok benar-benar habis.
Kenapa Supplier Bisa Sering Terlambat?
Supplier delay tidak selalu disebabkan oleh satu faktor.
Beberapa penyebab yang umum terjadi antara lain:
supplier kehabisan material,
kapasitas produksi penuh,
jadwal pengiriman berubah,
purchase order terlambat dikirim,
informasi order tidak lengkap,
perubahan kebutuhan mendadak,
keterlambatan transportasi,
hingga komunikasi antara purchasing dan supplier yang tidak berjalan baik.
Karena itu perusahaan sebaiknya tidak hanya mencatat kapan pesanan dibuat.
Perusahaan juga perlu memantau riwayat performa supplier.
Bagaimana Cara Mengurangi Risiko Keterlambatan Supplier?
1. Catat Lead Time Aktual Supplier
Jangan hanya menggunakan estimasi supplier.
Perusahaan perlu membandingkan:
Lead time yang dijanjikan
dengan:
Lead time aktual.
Jika supplier sering menjanjikan 7 hari tetapi rata-rata barang tiba dalam 10 hari, perencanaan perlu menggunakan data yang lebih realistis.
2. Evaluasi Supplier Secara Berkala
Perusahaan dapat mengevaluasi supplier berdasarkan beberapa indikator seperti:
ketepatan waktu pengiriman,
kualitas barang,
tingkat kesalahan order,
harga,
respons komunikasi,
dan konsistensi lead time.
3. Buat Purchase Order Lebih Awal
Jika kebutuhan material sudah dapat diprediksi, perusahaan tidak perlu menunggu stok hampir habis.
Purchase order dapat dibuat berdasarkan forecast dan rencana produksi.
4. Gunakan Safety Stock Secara Terukur
Safety stock dapat membantu memberikan buffer ketika supplier terlambat.
Namun jumlahnya perlu dihitung berdasarkan kebutuhan aktual agar tidak menimbulkan overstock.
5. Gunakan Lebih dari Satu Supplier untuk Material Kritis
Untuk bahan baku penting, perusahaan dapat mempertimbangkan supplier alternatif.
Jika supplier utama mengalami kendala, perusahaan masih memiliki opsi lain.
Masih Memantau PO dan Supplier Secara Manual?
Ketika jumlah purchase order meningkat, memantau setiap supplier melalui spreadsheet, chat, dan email terpisah dapat membuat informasi mudah tercecer.
Purchasing Management System dapat membantu perusahaan mengelola purchase request, purchase order, supplier, dan status pengadaan secara lebih terstruktur.
Lihat Purchasing Management System EOS
Peran Purchasing System dalam Mengelola Supplier Lead Time
Purchasing Management System dapat membantu perusahaan memiliki data pengadaan yang lebih terpusat.
Informasi seperti:
supplier,
purchase order,
tanggal order,
tanggal kebutuhan,
estimasi kedatangan,
status order,
dan riwayat transaksi
dapat dikelola dalam satu sistem.
Dengan data tersebut, perusahaan lebih mudah melihat pesanan mana yang sudah mendekati tanggal pengiriman tetapi belum selesai.
Supplier Lead Time dan ERP
Supplier lead time akan semakin berguna ketika datanya terintegrasi dengan sistem lain.
Misalnya:
Sales Order
↓
Production Planning
↓
Material Requirement
↓
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Supplier Delivery
↓
Receiving
Ketika purchasing terhubung dengan ERP, kebutuhan material dapat berasal langsung dari rencana produksi.
Tim purchasing tidak perlu menunggu informasi manual dari departemen lain.
Hubungan Supplier Lead Time dengan MRP
Dalam industri manufaktur, Material Requirement Planning atau MRP digunakan untuk menghitung kebutuhan material berdasarkan rencana produksi.
Supplier lead time menjadi salah satu data penting dalam proses tersebut.
Misalnya produksi membutuhkan material pada tanggal 20 September.
Jika supplier membutuhkan waktu:
10 hari
maka proses pembelian seharusnya dilakukan sebelum tanggal:
10 September
bahkan lebih awal jika perusahaan ingin menambahkan safety time.
Tanpa data lead time yang akurat, MRP dapat menghasilkan rencana pembelian yang terlalu terlambat.
Supplier Lead Time dan Supplier Performance
Lead time juga dapat digunakan sebagai indikator performa supplier.
Misalnya:
Supplier A:
Estimasi: 7 hari
Aktual rata-rata: 7–8 hari
Supplier B:
Estimasi: 7 hari
Aktual rata-rata: 11–14 hari
Walaupun keduanya menawarkan lead time yang sama, performa aktualnya berbeda.
Data tersebut dapat membantu purchasing menentukan supplier yang lebih konsisten.
Lead Time Pendek Belum Tentu Supplier Terbaik
Supplier dengan lead time paling cepat belum tentu selalu menjadi pilihan terbaik.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan:
kualitas material,
harga,
minimum order quantity,
kapasitas supply,
konsistensi pengiriman,
layanan,
dan risiko ketergantungan.
Tujuannya bukan sekadar memilih supplier tercepat.
Yang lebih penting adalah memilih supplier yang dapat memberikan lead time yang stabil dan dapat diprediksi.
Tips Mengelola Supplier Lead Time
Beberapa langkah yang dapat dilakukan perusahaan antara lain:
Simpan histori lead time setiap supplier.
Bandingkan estimasi dengan waktu pengiriman aktual.
Buat supplier performance report secara berkala.
Identifikasi material yang memiliki risiko stockout tinggi.
Tentukan safety stock sesuai karakteristik material.
Gunakan reorder point untuk menentukan waktu pembelian.
Sinkronkan purchasing dengan rencana produksi.
Gunakan supplier alternatif untuk material kritis.
Pantau purchase order yang mendekati due date.
Integrasikan purchasing dengan ERP atau MRP.
Kesimpulan
Supplier lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak proses pemesanan dilakukan hingga barang diterima perusahaan.
Lead time yang tidak akurat dapat menyebabkan:
bahan baku terlambat,
stockout,
produksi berhenti,
inventory berlebihan,
hingga pengiriman pelanggan ikut terlambat.
Perusahaan perlu mencatat lead time aktual setiap supplier dan menggunakan data tersebut dalam perencanaan purchasing, inventory, dan produksi.
Dengan proses purchasing yang lebih terstruktur dan terintegrasi, perusahaan dapat menentukan waktu pembelian dengan lebih tepat sekaligus mengurangi risiko keterlambatan bahan baku.
Kelola Purchasing dan Supplier dengan Lebih Terintegrasi
Supplier lead time yang sulit dipantau dapat memengaruhi ketersediaan material dan kelancaran produksi.
EOS Teknologi membantu perusahaan mengintegrasikan proses purchasing, inventory, dan kebutuhan produksi melalui sistem ERP yang dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan.
Konsultasikan Kebutuhan Sistem Purchasing Anda
Was this article helpful?
// Your feedback helps us improve our content engine.