Apa Itu Work Order Produksi? Fungsi dan Contohnya di Pabrik

Apa Itu Work Order Produksi? Fungsi dan Contohnya di Pabrik

Dalam kegiatan manufaktur, proses produksi tidak bisa hanya dimulai dengan instruksi seperti, “hari ini kita produksi 1.000 unit.”

Tim produksi perlu mengetahui barang apa yang harus dibuat, jumlahnya, bahan baku yang digunakan, kapan pekerjaan harus dimulai, hingga target penyelesaiannya.

Informasi tersebut biasanya dituangkan dalam work order produksi.

Work order membantu perusahaan mengubah rencana produksi menjadi pekerjaan yang dapat dijalankan oleh operator di lantai produksi. Dengan begitu, setiap bagian memiliki instruksi yang jelas dan proses produksi dapat dipantau dengan lebih mudah.

Lalu, apa sebenarnya work order produksi dan bagaimana penggunaannya di pabrik?

Apa Itu Work Order Produksi?

Work order produksi adalah dokumen atau instruksi kerja yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan produksi dalam jumlah dan periode tertentu.

Work order atau sering disingkat WO menjadi penghubung antara perencanaan produksi dengan aktivitas yang benar-benar dilakukan di lantai pabrik.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mendapatkan pesanan untuk memproduksi 1.000 unit Produk A.

Tim PPIC kemudian membuat rencana produksi. Berdasarkan rencana tersebut, work order dapat diterbitkan untuk memberikan informasi kepada tim produksi mengenai:

• produk yang harus dibuat,

• jumlah produksi,

• material yang diperlukan,

• jadwal pengerjaan,

• mesin atau area produksi,

• serta status pekerjaan.

Dengan begitu, operator tidak harus menerima instruksi produksi melalui chat, kertas terpisah, atau komunikasi lisan.

Apa Fungsi Work Order Produksi?

Work order bukan sekadar dokumen untuk memberi tahu operator mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.

Dalam operasional manufaktur, WO mempunyai beberapa fungsi penting.

1. Memberikan Instruksi Produksi yang Jelas

Work order memberikan informasi mengenai produk dan jumlah yang perlu diproduksi.

Operator dapat mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan tanpa harus menunggu instruksi tambahan dari bagian lain.

Hal ini menjadi semakin penting ketika perusahaan memiliki banyak produk atau beberapa lini produksi sekaligus.

2. Menghubungkan Perencanaan dengan Produksi

Sebelum produksi dimulai, perusahaan biasanya melakukan perencanaan kebutuhan material dan kapasitas produksi.

Work order kemudian digunakan untuk menerjemahkan rencana tersebut menjadi aktivitas produksi.

Secara sederhana:

Rencana Produksi → Work Order → Proses Produksi

Dalam sistem manufaktur yang lebih terintegrasi, WO juga dapat dibuat berdasarkan hasil perhitungan MRP dan scheduling. EOS Manufacturing ERP sendiri mendukung otomatisasi Purchase Request dan Work Order berdasarkan perhitungan tersebut.

3. Membantu Mengontrol Penggunaan Material

Setiap produk biasanya mempunyai daftar material yang dibutuhkan untuk proses produksinya.

Informasi ini dapat berasal dari Bill of Materials (BOM).

Misalnya untuk memproduksi satu Produk A dibutuhkan:

Ketika perusahaan membuat work order untuk 1.000 Produk A, kebutuhan material dapat dihitung berdasarkan BOM tersebut.

BOM sendiri merupakan salah satu input penting dalam proses perencanaan material dan produksi.

4. Memantau Progress Produksi

Work order juga membantu supervisor mengetahui status pekerjaan.

Contohnya:

Planned → Released → In Progress → Completed

Dari status tersebut, perusahaan dapat melihat WO mana yang belum dimulai, sedang diproduksi, atau sudah selesai.

Jika terdapat keterlambatan, tim produksi juga dapat lebih cepat mengetahui pekerjaan mana yang bermasalah.

5. Menyimpan Riwayat Produksi

Setelah produksi selesai, work order dapat menjadi bagian dari riwayat produksi perusahaan.

Data tersebut dapat digunakan untuk melihat:

• jumlah produksi aktual,

• waktu penyelesaian,

• material yang digunakan,

• hasil produksi,

• hingga pekerjaan yang pernah dilakukan sebelumnya.

Data historis seperti ini membantu perusahaan mengevaluasi proses produksi berikutnya.

Informasi Apa Saja yang Ada dalam Work Order?

Format work order setiap perusahaan dapat berbeda tergantung proses produksinya.

Namun secara umum, work order produksi dapat berisi informasi seperti:

• nomor Work Order,

• nama atau kode produk,

• jumlah yang akan diproduksi,

• tanggal mulai produksi,

• target selesai,

• Bill of Materials,

• routing atau tahapan proses,

• mesin atau work center,

• PIC/operator,

• status produksi,

• serta hasil produksi aktual.

Tidak semua perusahaan membutuhkan informasi yang sama.

Pabrik dengan proses produksi sederhana mungkin hanya membutuhkan beberapa data utama, sementara manufaktur dengan banyak tahapan produksi dapat mempunyai WO yang jauh lebih detail.

Image: work order produksi - eos 1787911993735 zvzc

Misalnya sebuah pabrik menerima kebutuhan produksi berikut:

Produk: Produk A
Jumlah: 1.000 unit
Target selesai: 30 Agustus

Setelah perencanaan dilakukan, perusahaan membuat:

WO-PRD-00125

Work order tersebut kemudian diberikan kepada bagian produksi.

Alurnya dapat digambarkan seperti berikut:

Ketika WO mulai dikerjakan, status berubah menjadi In Progress.

Operator melakukan produksi berdasarkan instruksi dan material yang sudah ditentukan.

Setelah pekerjaan selesai, hasil produksi dicatat. Produk yang lolos pemeriksaan kualitas kemudian masuk menjadi finished goods.

Dengan alur tersebut, perusahaan memiliki jejak yang jelas dari sebuah kebutuhan produksi hingga menjadi produk jadi.

Work Order dan Production Order, Apa Bedanya?

Istilah work order dan production order sering digunakan dalam sistem manufaktur.

Dalam praktiknya, penggunaan istilah tersebut dapat berbeda tergantung ERP atau sistem yang digunakan perusahaan.

Secara umum, production order lebih sering menggambarkan perintah untuk memproduksi suatu produk, sementara work order dapat mengacu pada pekerjaan atau aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proses tersebut.

Namun pada sejumlah sistem ERP, istilah work order juga langsung digunakan sebagai perintah produksi.

Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat definisi dan workflow yang digunakan dalam sistem mereka daripada hanya berpatokan pada nama dokumennya.

Masalah Jika Work Order Masih Dikelola Manual

Pada pabrik dengan volume produksi kecil, work order berbentuk kertas atau spreadsheet mungkin masih dapat digunakan.

Masalah mulai muncul ketika jumlah produk, operator, dan pekerjaan semakin banyak.

Informasi Terlambat

Perubahan jadwal produksi mungkin sudah dilakukan oleh PPIC, tetapi operator masih menggunakan WO versi sebelumnya.

Akibatnya produksi dapat berjalan berdasarkan informasi yang sudah tidak sesuai.

Sulit Mengetahui Status Produksi

Supervisor harus bertanya langsung kepada operator atau memeriksa dokumen satu per satu hanya untuk mengetahui progress pekerjaan.

Pencatatan Dilakukan Berulang

Operator mencatat hasil produksi menggunakan kertas, kemudian admin kembali memasukkannya ke spreadsheet atau sistem.

Proses pencatatan ganda seperti ini meningkatkan pekerjaan administratif dan risiko kesalahan. EOS juga membahas masalah serupa pada proses produksi berbasis dokumen kertas.

Riwayat Produksi Sulit Dicari

Ketika terjadi masalah pada suatu produksi, perusahaan harus mencari kembali dokumen lama untuk mengetahui pekerjaan yang pernah dilakukan.

Semakin banyak WO, semakin sulit proses pencariannya.

Bagaimana ERP Membantu Mengelola Work Order?

Penggunaan ERP manufaktur membuat work order dapat terhubung dengan proses lain dalam satu sistem.

Contohnya:

Sales Order
↓
MRP menghitung kebutuhan
↓
Material dan kapasitas diperiksa
↓
Work Order dibuat
↓
Produksi dijalankan
↓
Output produksi dicatat
↓
Inventory diperbarui

Dengan integrasi tersebut, work order tidak berdiri sebagai dokumen terpisah.

Data WO dapat berhubungan dengan BOM, inventory, perencanaan material, hingga monitoring produksi.

EOS Manufacturing ERP, misalnya, menghubungkan MRP, BOM dan Work Order dalam proses manufaktur serta mendukung pembuatan WO berdasarkan perhitungan MRP dan scheduler.

Integrasi ERP dengan MES juga memungkinkan data seperti Work Order, routing, BOM, dan hasil produksi diteruskan ke aktivitas eksekusi produksi secara langsung.

Kesimpulan

Work order produksi merupakan instruksi kerja yang membantu menghubungkan perencanaan dengan aktivitas produksi di lantai pabrik.

Melalui work order, perusahaan dapat menentukan apa yang harus diproduksi, jumlahnya, material yang digunakan, jadwal pengerjaan, hingga mencatat hasil produksi.

Ketika jumlah produksi semakin besar, penggunaan WO secara manual dapat membuat monitoring menjadi lebih sulit.

Dengan sistem ERP manufaktur, work order dapat terintegrasi dengan BOM, inventory, MRP, scheduling, serta aktivitas produksi sehingga informasi dapat dikelola dalam satu sistem.

Ingin Mengelola Work Order Produksi Secara Terintegrasi?

EOS Teknologi menyediakan ERP manufaktur yang dapat menghubungkan perencanaan produksi, MRP, BOM, Work Order, inventory, hingga monitoring proses produksi dalam satu sistem.

Hubungi EOS Teknologi untuk konsultasi mengenai ERP manufaktur dan pengelolaan Work Order produksi.

Konsultasikan kebutuhan sistem manufaktur perusahaan Anda bersama tim EOS Teknologi untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan proses produksi yang sedang berjalan.
Konsultasi ERP Manufaktur via WhatsApp