5 Kriteria Utama IT Inventory Bea Cukai

IT Inventory adalah sistem pencatatan persediaan berbasis komputer yang digunakan perusahaan untuk mencatat pergerakan barang serta menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengawasan fasilitas kepabeanan.

Untuk perusahaan seperti Kawasan Berikat dan penerima fasilitas tertentu, IT Inventory tidak cukup hanya berfungsi sebagai software stok. Sistem perlu memenuhi kriteria pencatatan, integrasi data, akses laporan, serta penelusuran transaksi sesuai ketentuan DJBC.

Secara umum, beberapa ciri IT Inventory yang sesuai kebutuhan pengawasan Bea Cukai adalah digunakan secara kontinu dan realtime, terhubung dengan pencatatan perusahaan, mencatat mutasi barang, menghasilkan laporan yang dapat diakses, serta memiliki riwayat aktivitas pengguna.

Berikut lima aspek utama yang perlu diperiksa pada sistem IT Inventory perusahaan.

1. Menjadi Bagian dari Sistem Pencatatan Perusahaan

IT Inventory perlu terhubung dengan sistem pencatatan perusahaan sehingga data persediaan tidak berdiri sendiri tanpa hubungan dengan proses bisnis dan pembukuan.

Untuk Kawasan Berikat, ketentuan IT Inventory mengarah pada sistem yang menjadi bagian atau subsistem dari sistem informasi akuntansi yang digunakan perusahaan.

Artinya, mutasi barang dalam IT Inventory harus memiliki hubungan yang dapat ditelusuri dengan transaksi serta data perusahaan yang mendasarinya.

2. Data dan Laporan Dapat Diakses untuk Pengawasan

IT Inventory perlu menyediakan data dan laporan yang dapat digunakan oleh pejabat berwenang dalam proses pengawasan dan pemeriksaan.

Sistem sebaiknya menyediakan hak akses yang sesuai sehingga data dapat dilihat tanpa memberikan kewenangan perubahan kepada pihak yang hanya membutuhkan akses pemeriksaan.

Jenis informasi yang tersedia perlu mengikuti kebutuhan pengawasan dan ketentuan fasilitas kepabeanan yang digunakan perusahaan.

Konsultasikan sistem IT Inventory perusahaan

3. Pencatatan Mutasi Barang Dilakukan Secara Kontinu dan Realtime

IT Inventory perlu mencatat pergerakan barang secara berkelanjutan sesuai proses bisnis perusahaan.

Pencatatan dapat mencakup pemasukan barang, pengeluaran barang, barang dalam proses atau WIP, adjustment, serta hasil stock opname sesuai fasilitas dan aktivitas perusahaan.

Data perlu diperbarui sesegera mungkin setelah transaksi memperoleh otorisasi agar kondisi persediaan pada sistem mencerminkan keadaan operasional.

DJBC 4 kategori — A, B, C, dan D

Read Article →

4. Dapat Menghasilkan Laporan Persediaan dan Mutasi Barang

Sistem perlu mampu menghasilkan laporan yang dibutuhkan untuk pengawasan persediaan dan kegiatan kepabeanan.

Laporan dapat mencakup informasi pemasukan, pengeluaran, posisi WIP, mutasi, saldo persediaan, serta data terkait dokumen yang menjadi dasar transaksi.

Format dan jenis laporan perlu disesuaikan dengan ketentuan fasilitas kepabeanan perusahaan.

5. Memiliki Audit Trail dan Riwayat Aktivitas Pengguna

IT Inventory perlu menyimpan riwayat pencatatan dan aktivitas pengguna agar transaksi dapat ditelusuri kembali.

Informasi seperti pengguna yang melakukan pencatatan, waktu transaksi, perubahan data, serta histori aktivitas membantu perusahaan menjelaskan asal perubahan ketika dilakukan rekonsiliasi atau pemeriksaan.

Audit trail juga penting untuk menjaga integritas proses pencatatan dan memudahkan identifikasi apabila terjadi perbedaan data.

Fitur Pendukung yang Sebaiknya Dimiliki IT Inventory

Selain kriteria pencatatan dan pelaporan, perusahaan sebaiknya memperhatikan beberapa aspek teknis:

Keamanan akses — penerapan role dan hak akses berdasarkan kewenangan pengguna.
Backup data — tersedia mekanisme pencadangan dan pemulihan data.
Ketersediaan sistem — sistem stabil sesuai kebutuhan jam operasional perusahaan.
Integrasi — dapat terhubung dengan ERP, warehouse, produksi, maupun sistem kepabeanan apabila dibutuhkan.
Data validation — membantu mencegah transaksi dengan data yang belum lengkap atau tidak konsisten.

Cara Mengecek IT Inventory yang Sudah Berjalan

Perusahaan dapat melakukan pengecekan awal dengan beberapa langkah:

Periksa alur pencatatan — pastikan pemasukan, pengeluaran, WIP, adjustment, dan stock opname tercatat sesuai proses operasional.

Bandingkan stok sistem dengan fisik — lakukan rekonsiliasi untuk melihat konsistensi saldo.

Uji laporan — pastikan data mutasi dan dokumen dapat ditarik kembali ketika dibutuhkan.

Periksa hak akses — pastikan akses audit atau pemeriksaan dapat diberikan tanpa memberikan kewenangan perubahan data.

Periksa audit trail — lakukan perubahan terkontrol dan pastikan histori pengguna serta waktu aktivitas dapat ditelusuri.

Periksa integrasi — bila terdapat ERP, warehouse, produksi, atau sistem kepabeanan lain, pastikan aliran data tidak menyebabkan pencatatan ganda atau selisih.

Masalah IT Inventory sering baru terlihat ketika stok fisik, transaksi, dan laporan mulai berbeda.
Evaluasi sistem sebaiknya dilakukan dari alur transaksi hingga laporan, bukan hanya dari fitur software.

Evaluasi alur IT Inventory bersama EOS Teknologi

Apa Dampaknya Jika IT Inventory Tidak Memenuhi Kriteria?

IT Inventory yang tidak dapat menghasilkan data secara konsisten dapat menyulitkan proses rekonsiliasi dan pengawasan fasilitas kepabeanan.

Masalah seperti pencatatan terlambat, selisih stok, laporan yang tidak dapat ditelusuri, atau akses sistem yang tidak memadai dapat menjadi temuan yang perlu diklarifikasi perusahaan.

Dampak administratif yang sebenarnya bergantung pada jenis fasilitas, hasil monitoring atau pemeriksaan, serta ketentuan yang berlaku pada kasus tersebut.

Karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan regulasi dan petunjuk DJBC terbaru sebagai rujukan utama dalam mengevaluasi sistem.

Kenapa 5 Ciri IT Inventory Ini Penting Diperhatikan Sejak Awal

Memeriksa kebutuhan IT Inventory sejak awal membantu perusahaan menghindari perubahan sistem yang besar setelah proses operasional sudah berjalan.

Evaluasi sebaiknya mencakup pencatatan transaksi, integrasi dengan pembukuan, akses laporan, audit trail, serta konsistensi antara data sistem dan kondisi fisik.

Perusahaan juga perlu meninjau ulang sistem ketika terdapat perubahan proses bisnis maupun ketentuan fasilitas kepabeanan.

Tips Memilih Sistem IT Inventory untuk Kawasan Berikat

Read Article →

Sistem Anda Sudah Penuhi 5 Kriteria Ini?

Konsultasikan kondisi sistem IT Inventory perusahaan Anda saat ini bersama tim EOS Teknologi — gratis.

Konsultasi GratisLihat Sistem IT Inventory EOS

FAQ: Kriteria Aplikasi IT Inventory DJBC

Apa yang dimaksud IT Inventory Bea Cukai?

IT Inventory adalah sistem informasi persediaan berbasis komputer yang digunakan untuk mencatat dan menyediakan informasi persediaan serta mutasi barang dalam pengelolaan fasilitas kepabeanan sesuai ketentuan yang berlaku.

Apakah IT Inventory harus realtime?

Dalam kriteria IT Inventory untuk fasilitas tertentu seperti Kawasan Berikat, pencatatan dilakukan secara kontinu dan realtime sesuai sistem pengendalian internal dan proses bisnis perusahaan.

Apakah Bea Cukai dapat mengakses IT Inventory?

Sistem perlu menyediakan akses data dan laporan yang diperlukan untuk kepentingan pengawasan sesuai fasilitas serta ketentuan yang berlaku.

Apa fungsi audit trail pada IT Inventory?

Audit trail membantu menelusuri aktivitas pengguna dan perubahan data sehingga asal suatu transaksi atau perubahan dapat ditinjau kembali ketika diperlukan.

Apakah semua Kawasan Berikat, KITE, dan KEK menggunakan ketentuan IT Inventory yang sama?

Tidak sebaiknya dianggap identik. Detail kriteria dan mekanisme dapat berbeda berdasarkan jenis fasilitas dan regulasi yang berlaku. Perusahaan perlu memeriksa aturan yang sesuai dengan fasilitasnya.

Ciri IT Inventory yang baik untuk kebutuhan kepabeanan tidak hanya terlihat dari kemampuan mencatat stok.

Sistem juga perlu mendukung pencatatan mutasi secara kontinu, hubungan dengan sistem perusahaan, pelaporan yang dapat ditelusuri, akses untuk kebutuhan pengawasan, serta audit trail aktivitas pengguna.

Karena ketentuan dapat berbeda berdasarkan jenis fasilitas seperti Kawasan Berikat, KITE, atau KEK, perusahaan perlu menyesuaikan konfigurasi IT Inventory dengan regulasi dan proses bisnis yang berlaku.

Ingin mengevaluasi apakah IT Inventory sudah sesuai dengan proses operasional perusahaan?
EOS Teknologi membantu perusahaan menghubungkan inventory, warehouse, produksi, ERP, dan kebutuhan pelaporan kepabeanan dalam sistem yang lebih terstruktur.

Hubungi EOS Teknologi untuk konsultasi IT Inventory

5 Kriteria IT Inventory yang Disyaratkan Bea Cukai