Setiap perusahaan tentu saja memiliki pencapaian target tertentu untuk pengadaan barang. Karena purchasing atau pengadaan barang merupakan salah satu bentuk perputaran uang atau investasi yang biasa dilakukan oleh perusahaan. Transaksi pengadaan barang tersebut melibatkan dokumen yang disebut Purchase Order. Manfaat Purchase order sendiri sangat beragam.
Banyak informasi yang akan kita tambahkan di dalam dokumen purchase order dan harus diisi dengan informasi yang sangat lengkap. Sehingga terjadinya retur barang bisa kita minimalsir. Selain itu pihak supplier juga tidak akan terjadi kesalahan dalam mengirimkan barang.
Manfaat Purchase Order
Setiap dokumen yang digunakan oleh perusahaan tentu saja memiliki manfaatnya masing-masing. Termasuk dokumen Purchase Order juga memiliki manfaat yang sangat beragam untuk perusahaan. Manfaatnya bisa Anda lihat pada ulasan di bawah ini:
1. Meminimalisir Terjadinya Penipuan
Kita bisa melakukan pemesanan barang dengan pihak supplier dengan proses yang sangat singkat. Tapi hal itu menimbulkan resiko terjadinya penipuan, apalagi sistem pemesanannya tidak sesuai dengan SOP. Apalagi dokumennya tidak terikat dengan hukum.
Hal ini tidak akan terjadi jika Anda melakukan pemesanan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Pemesanan barang akan lebih aman dan terhindar dari resiko penipuan. Anda selaku pemilik perusahaan yang akan melakukan pengadaan barang juga tidak akan mengalami kerugian.
2. Menentukan Harga yang Sesuai
Kita sebagai pembeli tentu saja harus mengajukan harga kepada pihak penjual sampai akhirnya diperoleh harga yang deal. Jika Anda dan supplier sudah sepakat terhadap barang yang diajukan, maka kedua belah pihak akan saling menguntungkan.
Nah jika Anda melakukan pemesanan dan pembelian barang melalui dokumen Purchase ORder dalam jumlah besar, biasanya Anda akan mendapatkan potongan harga. Sehingga Anda bisa membeli barang dengan harga yang lebih murah dan perusahaan bisa lebih irit dalam pengeluaran.
3. Mengamankan Persediaan Barang
Purchase Order bisa membantu Anda untuk mengamankan barang yang akan dibeli. Karena pihak supplier akan memastikan ketersediaan barang sesuai dengan yang dipesan. Mereka akan menyimpannya sampai akhirnya dikirimkan kepada Anda.
Purchase Order ini sangat berguna jika Anda akan memesan barang yang sifatnya fast moving atau cepat habis. Supplier tentu saja bisa dengan bebas menjualnya kepada siapapun. Karena mereka memiliki sistem siapa cepat dia dapat, sehingga jika ingin mendapatkannya Anda harus melakukan PO terlebih dahulu.
4. Menilai Supplier
Purchase Order juga bisa kita gunakan untuk menilai kepada pihak supplier. Karena kualitas dari supplier itu ditentukan berdasarkan PO. Di dalam dokumen PO kita menyertakan informasi yang sangat lengkap. Apakah supplier bisa mengirimkan barang sesuai dengan informasi di dalam dokumen PO itu atau tidak.
Jika supplier mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah kita tentukan, maka kualitasnya tentu saja sangat buruk. Mereka juga akan mengirimkan barang tidak tepat waktu, padahal kita telah mencantumkan batas waktu pengiriman barangnya di dalam dokumen PO.
Baca juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice
Itulah beberapa manfaat dari dokumen Purchase Order yang harus Anda ketahui. Peranannya memang sangat penting untuk melakukan transaksi dengan pihak supplier. Tapi akan menjadi masalah yang cukup besar jika dokumen tersebut harus dibuat secara manual.
Anda mungkin saja tidak akan terlalu bermasalah dalam membuat dokumen PO perusahaannya masih berskala kecil. Tapi bagaimana jika perusahaan Anda sudah berskala besar. Apalagi jika perusahaan Anda sudah melakukan usaha ekspor impor yang di dalamnya juga harus melibatkan pihak Bea Cukai.
Oleh sebab itu Anda membutuhkan sistem manajemen akuntansi untuk mempermudah pembuatan dokumen purchase order. Aplikasi atau sistem yang digunakan akan lebih baik jika sudah terintegrasi dengan sistem lainnya seperti inventory untuk stok barang.
Salah satu software yang bisa Anda gunakan adalah sistem akuntansi manajemen dari EOS Teknologi. EOS merupakan perusahaan yang menyediakan berbagai software untuk industri manufaktur. Software yang dibuat juga disesuaikan dengan industri yang saat ini tengah berkembang, salah satunya adalah Industri 4.0.
Anda bisa berkonsultasi terlebih dahulu secara lebih lengkap tentang software yang akan digunakan. Anda bisa menghubungi EOS Teknologi melalui halaman kontak.
