Apa yang dimaksud dengan purchase order? Anda mungkin saja sudah tidak asing lagi dengan istilah Purchase Order (PO) atau open PO kan? Tapi kebanyakan dari mereka tidak tahu pengertian dari PO alias Purchasing Order.
Ada manfaat yang bakal didapatkan ketika bisnis Anda menggunakan sistem Purchasing Order. Tapi untuk menerapkan sistem ini, ada ketentuan yang harus dipenuhi baik dari sisi bisnis maupun pelanggan. Tujuannya tidak lain untuk mendapatkan mamfaat dan efisiensi dalam menggunakan Purchase Order (PO) dalam bisnis yang Anda jalankan.
Untuk mengenal lebih jauh tentang Purchase Order (PO), EOSHI kali ini akan mengulas lebih detail terkait Purchase Order (PO), yuk langsung saja kita simak ulasannya dibawah ini:
Purchase Order (PO) adalah pesanan pembelian yang dibuat oleh pelanggan atau konsumen, mereka akan menyertakan dokumen yang berisi keterangan produk yang akan mereka beli atau pesan seperti ukuran, warna, dan keterangan lainnya.
Purchase Order (PO) juga bisa disebut sebagai perjanjian kontrak antara pembeli dan penjual sehingga keduanya akan memperoleh keuntungan yang seginifikan. Lalu, pembeli pun sudah memilih barang yang telah ditawarkan oleh penjual. Dengan adanya PO, maka pembeli tidak akan kehabisan barang karena sudah dipesan sebelumnya dengan menggunakan sistem pemesanan PO.
Di dalam perusahaan juga terdapat divisi atau departemen yang mengurus tentang purchase order, ini biasanya disebut Purchasing. Selain Purchase Order (PO), ada juga istilah Purchase Requisition (PR) yang biasanya akan di cek terlebih dahulu atau di tandatangani oleh pihak yang berkepentingan seperti: kepala pabrik, direktur atau lainnya.
Setelah itu, Purchase Order (PO) akan segera dilakukan oleh Purchasing dengan menggunakan software Purchasing Management System.
Purchase Order (PO) berbeda dengan invoice, dimana dokumennya berasal dari pelanggan yang kemudian akan diadakan oleh pebisnis. Informasi yang diberikan dalam dokumen tersebut juga tidak sembarangan karena bisa saja akan merugikan pihak pebisnis.
Maka dari itu, untuk mengetahui lebih lanjut silahkan sahabat EOSHI untuk mengikuti informasi apa saja yang harus ada di dalam dokumen Purchase Order (PO):
Setiap pelanggan yang akan memesan barang melalui Purchase Order (PO) diharuskan menyertakan identitas dengan jelas, Identitas yang diberikan biasanya hanya berupa nama yang nantinya sangat dibutuhkan untuk pengiriman barang yang dipesan sesuai tujuan nantinya.
Selain mencantumkan nama, informasi yang wajib ada di Purchase Order (PO) adalah nomor telepon. Kalian pasti sudah paham tujuan untuk mencantumkan nomor telepon kan? Ya, betul tujuannya untuk mempermudah pihak perusahaan mengenai barang yang Anda pesan melalui sistem Purchase Order (PO).
Informasi yang diberikan bisa berupa ketersediaan barangnya, kendala pengiriman, dan masalah teknis lainnya. Intinya nomor telepon itu akan membuat komunikasi pelanggan dengan perusahaan menjadi lebih mudah.
Pelanggan tentu saja harus memberikan alamat yang sangat jelas untuk pengiriman barang nantinya. Karena alamat yang lengkap akan mempermudah perusahaan untuk mengirimkan barang yang di pesan melalui Purchase Order (PO).
Dalam mengisi alamat pun, harus jelas kemana produk akan di kirim dan tentunya data yang dituangkan seperti: nama penerima, nomor telepon, hingga kode pos pun harus dijelaskan dengan lengkap.
Saat ini telah banyak ekspedisi yang bisa Anda gunakan karena sudah merebak para pebisnis online yang menerima ke beberapa pelosok. Setiap ekspedisi juga memberikan kenyamanan yang berbeda-beda. Mungkin Anda nyaman dengan ekspedisi A, tapi tidak dengan ekspedisi B.
Lalu, jika dalam kawasan loogistik atau satu wilayah misalnya : Bekasi dan Bogor, maka itu bisa disimpulkan bisa menggunakan transportasi sendiri karena kondisi perjalanan yang dekat. Pastinya semua itu, tergantung dari kebutuhan masing-masing dalam diskusi dalam pemesanan.
Supaya Anda tidak kecewa dan mencegah terjadinya retur barang, pastikan untuk mengisi keterangan selengkap mungkin. Keterangan yang dimaksud bisa berupa ukuran, warna, model, dan sebagainya.
Keterangan barang yang lengkap juga akan membuat pengusaha bisa menyediakan barang yang Anda pesan melalui Purchase Order (PO) dengan lebih lengkap. Sehingga kesalahan dalam pengiriman barang juga bisa diminimalisir.
Pelanggan tentu saja menginginkan barang PO dari perusahaan yang kredibel yang tidak hanya mengandalkan kualitas barang. Tapi juga juga bisa memuaskan mereka hingga mau melakukan repeat order.
Baca juga: 5 Manfaat PPIC untuk Perusahaan Manufaktur
Perusahaan yang menerima PO harus bisa menyesuaikan data dengan jumlah barang yang akan dikirimkan ke pelanggan. Data dari pelanggan dan jumlah barang yang akan dikirimkan harus cocok.
Dari uraian di atas kita bisa tahu bahwa informasi yang diberikan di dalam dokumen PO tidak sembarangan. Informasi yang diberikan harus lengkap supaya terhindari dari retur barang. Membuat dokumen secara manual tentu saja bisa menjadi salah satu penyebab kegagalan dalam pengiriman barang.
Untuk meminimalisir kesalahan dalam pembuatan dokumen PO, maka Anda membutuhkan software akuntansi untuk membuat dokumen Purchase Order (PO) secara otomatis, tanpa harus ribet-ribet menghitung secara manual.
Jika Anda ingin segera mengembangkan sistem untuk bisnis manufaktur, silahkan konsultasikan terlebih dahulu atau permintaan penawaran dari EOS Teknologi.
This website uses cookies.