Waktu Menunggu Data: Berapa Banyak Waktu yang Hilang?
Berapa Banyak Waktu yang Hilang Karena Menunggu Data?
Waktu menunggu data sering dianggap sebagai bagian kecil dari aktivitas operasional perusahaan. Padahal, ketika terjadi berulang kali, waktu yang digunakan untuk mencari, meminta, memeriksa, atau menunggu informasi dapat terakumulasi menjadi pemborosan yang cukup besar.
Kadang, pekerjaan berhenti karena seseorang sedang menunggu data.
Menunggu laporan dari gudang.
Menunggu konfirmasi dari purchasing.
Menunggu angka produksi dari supervisor.
Menunggu approval dari manajemen.
Menunggu seseorang membuka file Excel yang entah tersimpan di folder mana.
Masalahnya, waktu tunggu seperti ini sering dianggap sebagai bagian normal dari pekerjaan. Padahal jika terjadi berulang kali dan melibatkan banyak orang, waktu yang terbuang dapat menjadi beban operasional yang tidak terlihat.
Perusahaan mungkin tidak melihatnya sebagai biaya dalam laporan keuangan, tetapi waktu tersebut tetap memiliki nilai.
Dan semakin besar perusahaan, semakin besar pula kemungkinan waktu tunggu kecil berubah menjadi pemborosan yang besar.
Mengapa Waktu Menunggu Data Bisa Menjadi Masalah?
Salah satu masalah yang sering terjadi bukan karena perusahaan tidak memiliki data.
Data sebenarnya tersedia.
Persediaan tercatat.
Produksi memiliki laporan.
Purchasing memiliki data pembelian.
Sales memiliki data pesanan.
Finance memiliki laporan keuangan.
Namun ketika seseorang membutuhkan informasi tertentu, prosesnya bisa menjadi panjang.
Misalnya, manajemen ingin mengetahui:
“Apakah pesanan ini bisa dikirim minggu ini?”
Pertanyaan tersebut terlihat sederhana.
Namun jawabannya mungkin membutuhkan beberapa proses:
Sales mengecek pesanan.
Gudang mengecek ketersediaan barang.
Produksi mengecek status pengerjaan.
Purchasing memastikan material tersedia.
Supervisor melakukan konfirmasi.
Data dikumpulkan kembali.
Barulah keputusan dibuat.
Setiap proses mungkin hanya membutuhkan beberapa menit.
Tetapi jika pola tersebut terjadi puluhan kali dalam sehari, waktu yang hilang mulai terakumulasi.
Masalahnya Bukan Hanya Data, Tetapi Waktu untuk Mendapatkan Informasi
Data dan informasi bukan hal yang sama.
Data adalah kumpulan angka, transaksi, status, atau catatan.
Informasi adalah data yang sudah dapat digunakan untuk menjawab suatu kebutuhan.
Perusahaan bisa memiliki ribuan transaksi setiap hari, tetapi tetap kesulitan menjawab pertanyaan sederhana jika informasi tersebut tidak mudah diakses.
Inilah salah satu bentuk information delay.
Semakin lama seseorang mendapatkan informasi yang dibutuhkan, semakin lama pula keputusan dapat dibuat.
Dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat, keterlambatan beberapa jam saja dapat memengaruhi proses berikutnya.
Dari Mana Saja Waktu Tunggu Itu Muncul?
Waktu tunggu dapat muncul dari berbagai titik dalam operasional perusahaan.
1. Menunggu Laporan dari Departemen Lain
Satu departemen membutuhkan data dari departemen lain sebelum dapat melanjutkan pekerjaan.
Contohnya:
Produksi membutuhkan informasi material.
Finance membutuhkan data transaksi.
Manajemen membutuhkan laporan operasional.
Jika setiap permintaan harus dilakukan secara manual, pekerjaan akan bergantung pada kecepatan orang yang memberikan data.
2. Menunggu Rekapitulasi Data
Data yang sudah tersedia terkadang masih harus direkap terlebih dahulu.
Contohnya, data produksi dikumpulkan dari beberapa lini kemudian dimasukkan kembali ke spreadsheet.
Proses tersebut tidak hanya memakan waktu, tetapi juga menciptakan pekerjaan administratif tambahan.
Semakin banyak data yang harus dipindahkan secara manual, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan.
3. Menunggu Approval
Approval merupakan bagian penting dari pengendalian bisnis.
Namun proses approval yang terlalu bergantung pada komunikasi manual dapat menjadi bottleneck.
Sebuah transaksi mungkin sebenarnya sudah siap diproses, tetapi pekerjaan berikutnya belum dapat dimulai karena masih menunggu persetujuan.
Jika proses tersebut terjadi berkali-kali dalam sehari, waktu tunggu dapat menjadi bagian besar dari lead time sebuah proses.
4. Menunggu Konfirmasi
“Sudah diproses belum?”
“Barangnya sudah masuk?”
“Stoknya masih ada?”
“Produksinya sudah selesai?”
Pertanyaan-pertanyaan seperti ini terlihat sederhana.
Namun jika informasi tersebut tidak tersedia secara langsung, karyawan harus menghubungi orang lain untuk mendapatkan jawabannya.
Pada akhirnya, banyak waktu kerja digunakan bukan untuk menyelesaikan pekerjaan, tetapi untuk mencari tahu status pekerjaan.
Menghitung Waktu yang Hilang
Waktu tunggu menjadi lebih mudah dipahami ketika dihitung.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki 20 karyawan yang rata-rata menghabiskan 15 menit per hari untuk menunggu, mencari, atau mengonfirmasi data.
Jika menggunakan 20 hari kerja:
20 karyawan × 15 menit × 20 hari = 6.000 menit
Artinya sekitar:
100 jam kerja per bulan.
Angka tersebut bukan berarti seluruh 100 jam otomatis menjadi kerugian finansial.
Namun perhitungan sederhana ini menunjukkan bahwa aktivitas yang terlihat kecil dapat menghasilkan akumulasi waktu yang cukup besar.
Dan contoh tersebut baru berasal dari 20 orang.
Pada organisasi yang memiliki ratusan karyawan dan proses lintas departemen yang lebih kompleks, akumulasinya dapat jauh lebih besar.
Waktu Tunggu Bisa Menjadi Bottleneck Operasional
Masalah waktu tunggu bukan hanya tentang produktivitas karyawan.
Dalam proses yang saling bergantung, keterlambatan satu bagian dapat memengaruhi bagian berikutnya.
Contohnya:
Jika satu tahap terlambat, proses setelahnya ikut tertunda.
Karena itu, meningkatkan efisiensi tidak selalu berarti membuat setiap orang bekerja lebih cepat.
Terkadang yang lebih penting adalah mengurangi waktu ketika pekerjaan tidak dapat bergerak karena menunggu informasi atau keputusan.
Kenapa Perusahaan Masih Mengalami Masalah Ini?
Ada beberapa penyebab umum.
Data Tersebar
Informasi berada di berbagai file, aplikasi, atau sistem.
Proses Masih Manual
Karyawan harus memindahkan atau menggabungkan data secara berulang.
Tidak Ada Visibilitas Real-Time
Status terbaru suatu proses baru diketahui setelah laporan dibuat atau diperbarui.
Approval Terlalu Panjang
Satu proses membutuhkan terlalu banyak tahapan persetujuan.
Sistem Tidak Terhubung
Informasi dari satu proses tidak otomatis tersedia pada proses berikutnya.
Kondisi seperti ini dapat membuat perusahaan memiliki banyak data sekaligus tetap membutuhkan banyak waktu untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Bagaimana Teknologi Mengurangi Waktu Tunggu?
Teknologi tidak otomatis menyelesaikan semua masalah.
Namun sistem yang dirancang sesuai proses bisnis dapat mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat akses terhadap informasi.
Beberapa pendekatan yang dapat diterapkan antara lain:
1. Dashboard Real-Time
Status produksi, inventory, atau proses tertentu dapat dipantau tanpa harus meminta laporan secara manual.
2. Workflow dan Approval Digital
Permintaan dapat diteruskan kepada pihak yang berwenang tanpa harus bergantung pada dokumen atau komunikasi manual.
3. Otomatisasi Input Data
Data yang sudah tercatat pada satu proses dapat digunakan kembali pada proses berikutnya sehingga mengurangi input berulang.
4. Integrasi Antar Sistem
Data dari proses yang berbeda dapat mengalir secara otomatis sehingga setiap departemen memperoleh informasi yang lebih konsisten.
5. Monitoring Operasional
Status pekerjaan dapat dipantau berdasarkan kondisi aktual, bukan hanya laporan yang dibuat pada akhir hari.
Pendekatan seperti ini relevan terutama bagi perusahaan manufaktur yang memiliki banyak proses saling bergantung, mulai dari sales, purchasing, inventory, produksi, hingga finance. EOS sendiri menyediakan ekosistem yang menghubungkan ERP, WMS, MES, IoT, dan proses operasional lainnya.
Jangan Hanya Mengukur Kecepatan Kerja
Perusahaan sering mengukur:
berapa banyak produk yang dihasilkan,
berapa banyak pesanan yang diproses,
berapa banyak transaksi yang diselesaikan.
Namun ada satu pertanyaan lain yang tidak kalah penting:
Berapa lama pekerjaan sebenarnya berhenti karena menunggu?
Karena proses yang cepat sekalipun dapat menghasilkan lead time yang panjang apabila memiliki terlalu banyak waktu tunggu.
Dengan mengidentifikasi titik-titik tersebut, perusahaan dapat mengetahui bagian mana yang benar-benar membutuhkan perbaikan.
Mulai dari Mengukur, Bukan Sekadar Membeli Sistem
Digitalisasi bukan perlombaan untuk memiliki software sebanyak mungkin.
Langkah pertama seharusnya adalah memahami proses bisnis yang berjalan.
Identifikasi:
Di mana pekerjaan sering berhenti?
Data apa yang paling sering dicari?
Siapa yang harus memberikan data tersebut?
Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
Berapa kali proses tersebut terjadi setiap hari?
Apakah proses tersebut dapat diotomatisasi?
Apakah data sudah tersedia tetapi belum dapat diakses secara langsung?
Dari sana perusahaan dapat menentukan proses mana yang memberikan dampak terbesar jika diperbaiki.
Saatnya Mengurangi Waktu Tunggu dalam Operasional Perusahaan
Waktu yang terbuang untuk menunggu data, konfirmasi, approval, atau laporan dapat menghambat proses bisnis tanpa disadari.
Dengan sistem yang terintegrasi dan informasi yang tersedia secara real-time, perusahaan dapat mengurangi proses manual, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
EOS Teknologi siap membantu perusahaan Anda membangun sistem operasional yang lebih terhubung, transparan, dan efisien.
Konsultasikan Kebutuhan Sistem Anda di WhatsApp EOS Teknologi.
Was this article helpful?
// Your feedback helps us improve our content engine.