Pengertian Sistem Pembelian Perusahaan (Penjelasan Lengkap)

Dalam sebuah perusahaan tentu saja banyak aktifitas yang dilakukan. Tak hanya terkait produksi dan penjualan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Kegiatan pembelian dalam perusahaan juga tidak terlepas dari sistem akuntansi yang mengatur segala pembelian dari perusahaan. Untuk memberikan pemahaman lebih lanjut. Baca juga: Energy Management System.

Berikut ini akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan.

#Pengertian Sistem Pembelian

Sistem pembelian atau biasa disebut dengan sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang selalu digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.

Transaksi pembelian dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembelian lokal dan impor. Dimaksud dengan pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dari pemasok dalam negeri. Sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan melalui pemasok luar negeri. Sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi:

Sistem pembelian dengan pengadaan langsung.
Sistem akuntansi pembelian dengan penujukkan langsung.
Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

#Fungsi

Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian. Berikut fungsi-fungsi sistem pembelian:

Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi, wajib mencatat kewajiban yang muncul dari transaksi pembelian.

#Prosedur Sistem Pembelian

Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:

Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.
Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.

#Informasi yang diperlukan manajemen

Terdapat beberapa informasi yang diperlukan dalam manajemen sistem akuntansi pembelian, antara lain:

Jenis persediaan yang sudah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
Order pembelian yang telak dikirim kepada pemasok.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

#Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian

Beberapa dokumen yang harus digunakan dalam sistem akuntansi pembelian meliputi:

Surat permintaan pembelian, dokumen ini biasanya berupa formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang.
Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini berfungsi untuk meminta penawaran harga bagi pengadaan barangnya.
Surat order pembelian, dokumen yang digunakan untuk memesan barang pada pemasok.
Laporan penerimaan barang, dokumen yang dibuat sebagai fungsi penerimaan bahwa menunjukkan barang yang diterima sesuai.
Surat perubahan order, dokumen yang dibuat jika tiba-tiba terdapat order yang berubah seperti kuantitas, spesifikasi, dan lain sebagainya.
Bukti kas keluar, sebagai catatan transaksi pembelian.

#Catatan Akuntansi yang Digunakan

Register buku kas keluar
Jurnal pembelian
Kartu utang
Kartu persediaan

#Software Sistem Pembelian

Tentu saja dalam mengelola sistem pembelian yang begitu kompleks perusahaan sangat kesulitan dan rumit jika dilakukan secara manual atau tradisional. Kini saatnya beralih pada software sistem pembelian seperti salah satu produk EOS Teknologi yang dikhususkan untuk perusahaan manufaktur.

Kami menyediakan berbagai macam software yang dapat membantu dalam mengatur segala sistem pembelian perusahaan dengan software Purchasing Management System yaitu software pembelian yang untuk melakukan kontrol ketat, mulai dari request hingga pu

#Tips Implementasi yang Efektif

Keberhasilan implementasi teknologi di perusahaan tidak hanya bergantung pada kualitas software yang dipilih, tetapi juga pada kesiapan organisasi dan proses change management yang dilakukan. Berikut beberapa tips praktis yang terbukti efektif:

Libatkan end-user sejak awal — Pengguna yang merasa terlibat dalam proses pemilihan dan implementasi akan lebih mudah beradaptasi dengan sistem baru. Resistensi perubahan adalah hambatan terbesar dalam adopsi teknologi.
Mulai dari pilot project — Implementasikan di satu departemen atau lokasi terlebih dahulu sebelum rollout ke seluruh perusahaan untuk meminimalkan risiko operasional.
Ukur baseline sebelum implementasi — Dokumentasikan kondisi awal (waktu proses, tingkat kesalahan, biaya operasional) sebagai tolok ukur keberhasilan pasca-implementasi yang objektif.
Siapkan data master yang bersih — Kualitas output sistem sangat bergantung pada kualitas data input. Lakukan data cleansing dan validasi sebelum migrasi ke sistem baru.
Rencanakan training berkelanjutan — Teknologi terus berkembang; investasi dalam pelatihan memastikan tim selalu memanfaatkan fitur terbaru secara optimal.

EOS Teknologi menyediakan program implementasi terstruktur yang mencakup analisis kebutuhan, konfigurasi sistem, migrasi data, pelatihan komprehensif, dan dukungan purna jual yang responsif. Setiap proyek didampingi oleh konsultan berpengalaman yang memahami tantangan spesifik industri manufaktur dan kawasan berikat Indonesia.

#Manfaat Implementasi bagi Perusahaan Anda

Menerapkan solusi yang tepat memberikan dampak nyata yang dapat diukur secara langsung pada kinerja operasional dan profitabilitas perusahaan. Berdasarkan studi implementasi di berbagai perusahaan manufaktur Indonesia, manfaat yang paling sering dilaporkan meliputi:

Efisiensi waktu 30–50% — Proses yang sebelumnya manual dan memakan waktu dapat diotomasi, membebaskan tim untuk fokus pada aktivitas bernilai lebih tinggi.
Akurasi data meningkat 90%+ — Eliminasi entri data ganda dan human error melalui sistem terintegrasi yang single source of truth.
Visibilitas real-time — Manajemen dapat memantau kondisi operasional kapan saja dan di mana saja melalui dashboard terintegrasi.
Kepatuhan regulasi lebih mudah — Laporan untuk audit, pajak, dan kepabeanan dapat digenerate otomatis dari data yang sudah terstruktur.
ROI dalam 12–18 bulan — Rata-rata perusahaan yang mengimplementasikan sistem secara penuh merasakan return of investment dalam 1–1,5 tahun pertama.

Setiap perusahaan memiliki baseline kondisi dan tantangan yang berbeda. Tim konsultan EOS Teknologi akan membantu Anda menghitung proyeksi manfaat yang spesifik dan realistis berdasarkan kondisi aktual bisnis Anda sebelum komitmen implementasi dilakukan.

#Referensi dan Sumber Terpercaya

#Artikel Terkait

Software Manufaktur EOS — Platform ERP manufaktur komprehensif untuk industri Indonesia.
Sistem IT Inventory Online — Manajemen inventaris terintegrasi untuk kawasan berikat.
Integrasi ERP CEISA 4.0 — Otomatisasi pelaporan kepabeanan secara real-time.
Pentingnya Sistem ERP — Panduan adopsi ERP untuk efisiensi bisnis perusahaan.
Pengertian PPIC dan Tugasnya — Peran PPIC dalam perencanaan dan pengendalian produksi.
Andon System — Monitoring produksi real-time terintegrasi ERP manufaktur.