Purchase Request Approval: Pengertian, Proses & Elemen Utama

Q: Purchase Request dan Purchase Order, Apa Bedanya?

Purchase Request (PR) adalah permintaan internal untuk membeli barang atau jasa.

Dalam setiap organisasi atau perusahaan, pengelolaan pengadaan barang dan jasa adalah salah satu aspek yang paling vital untuk kelancaran operasional. Untuk memastikan setiap pembelian sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, dibutuhkan proses persetujuan formal yang disebut Purchase Request Approval. Proses ini tidak hanya penting untuk kontrol anggaran, tetapi juga untuk menjaga transparansi dan efisiensi dalam setiap langkah pengadaan.

Apa Itu Purchase Request Approval?

Purchase Request Approval adalah proses persetujuan atas permintaan pembelian barang atau jasa sebelum transaksi dilanjutkan ke tahap procurement atau pembuatan Purchase Order (PO).

Proses ini memastikan setiap permintaan telah diperiksa dari sisi kebutuhan, anggaran, otorisasi, serta kebijakan pembelian perusahaan.

Dalam praktiknya, alur Purchase Request Approval biasanya melibatkan requester, approver, finance, dan procurement sebelum permintaan dapat diteruskan ke proses pembelian.

Artikel ini membahas pengertian Purchase Request Approval, pihak yang terlibat, elemen utama, alur persetujuan, hingga manfaatnya bagi perusahaan.

Elemen Utama dalam Purchase Request Approval

Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Setiap proses dimulai dengan permintaan pembelian yang diajukan oleh karyawan atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa tertentu. Biasanya, dokumen ini mencakup:
- Deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi teknis atau fungsi yang diinginkan.
- Jumlah yang diperlukan, agar tidak ada pengadaan yang berlebihan.
- Estimasi biaya yang menunjukkan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan.
- Alasan atau kebutuhan pembelian yang menjelaskan urgensi dan relevansi pembelian tersebut terhadap operasional atau tujuan bisnis.
Proses Persetujuan
Setelah permintaan pembelian diajukan, tahap selanjutnya adalah persetujuan. Proses ini melibatkan pihak-pihak yang berwenang, seperti manajer departemen, tim keuangan, atau procurement officer. Di sinilah evaluasi utama dilakukan untuk memastikan:
- Kesesuaian dengan anggaran yang telah disetujui sebelumnya, sehingga tidak ada pemborosan.
- Kepatuhan terhadap kebijakan pembelian perusahaan yang telah ditetapkan.
- Validitas kebutuhan: memastikan pembelian benar-benar diperlukan dan mendukung tujuan organisasi.
Pihak yang Terlibat dalam Proses
Proses persetujuan ini melibatkan beberapa pihak yang saling berkoordinasi untuk mencapai hasil yang terbaik:
- Requester: Pihak yang mengajukan permintaan pembelian, biasanya berasal dari departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut.
- Approver: Pihak yang memiliki kewenangan untuk menyetujui atau menolak permintaan, biasanya seorang manajer atau pejabat yang berkompeten.
- Tim Pengadaan (Procurement Team): Tim yang bertugas memproses pembelian setelah permintaan disetujui.
Alur Persetujuan yang Terstruktur
Proses persetujuan ini biasanya didukung oleh sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan memantau status permintaan secara real-time. Banyak perusahaan modern menggunakan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengotomatiskan alur persetujuan, yang tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Masih mengandalkan chat atau spreadsheet untuk approval permintaan pembelian?
EOS Teknologi membantu perusahaan mengatur alur Purchase Request, approval, hingga Purchase Order dalam sistem yang lebih terstruktur.

Pelajari solusi Purchase Request Approval EOS

Purchase Request dan Purchase Order, Apa Bedanya?

Purchase Request (PR) adalah permintaan internal untuk membeli barang atau jasa.

Purchase Order (PO) adalah dokumen pemesanan resmi yang dibuat setelah kebutuhan dan proses pembelian disetujui sesuai prosedur perusahaan.

Secara sederhana:

Purchase Request → Approval → Procurement Process → Purchase Order

Karena itu, Purchase Request Approval berbeda dengan Purchase Order Approval. Purchase Request Approval memvalidasi kebutuhan pembelian, sedangkan approval pada Purchase Order berfokus pada dokumen pemesanan yang akan diteruskan kepada supplier.

Manfaat Signifikan dari Purchase Request Approval

Kontrol Keuangan yang Lebih Baik
Salah satu manfaat terbesar dari sistem persetujuan ini adalah pengawasan yang ketat terhadap anggaran perusahaan. Dengan memastikan setiap pembelian diajukan dan disetujui berdasarkan anggaran yang ada, organisasi dapat mencegah pembelian impulsif yang tidak diperlukan.
Efisiensi Proses Pengadaan
Dengan adanya prosedur yang jelas, proses pembelian menjadi lebih efisien. Permintaan yang tidak perlu dapat dengan cepat ditolak, sementara pembelian yang benar-benar dibutuhkan bisa diproses lebih cepat, mengurangi waktu dan tenaga yang terbuang.
Transparansi yang Meningkat
Semua permintaan pembelian dapat dilacak dan didokumentasikan dengan mudah, baik oleh pihak internal maupun auditor. Transparansi ini membantu meningkatkan akuntabilitas dan memastikan bahwa setiap keputusan pembelian dapat dipertanggungjawabkan.
Pencegahan Penyalahgunaan Sumber Daya
Proses persetujuan juga berfungsi sebagai pengawasan terhadap potensi penyalahgunaan dana perusahaan. Dengan melibatkan lebih banyak pihak dalam pengambilan keputusan, risiko terjadinya konflik kepentingan atau pengeluaran yang tidak sah dapat diminimalkan.

Cara Membuat Purchase Request Approval Lebih Efektif

Proses approval yang efektif membutuhkan aturan kewenangan yang jelas, data permintaan yang lengkap, dan alur eskalasi yang sesuai struktur perusahaan.

Perusahaan juga perlu menghindari terlalu banyak level approval untuk transaksi kecil karena dapat memperlambat proses tanpa memberikan kontrol tambahan yang berarti.

Workflow sebaiknya dirancang berdasarkan risiko dan nilai transaksi agar proses tetap terkontrol namun tidak menghambat procurement.

Pihak yang Terlibat dalam Purchase Request Approval

Requester Adalah

Requester adalah pihak yang mengajukan Purchase Request karena membutuhkan barang atau jasa untuk mendukung aktivitas departemen atau operasional perusahaan.

Requester bertanggung jawab memberikan informasi yang lengkap mengenai kebutuhan, jumlah, spesifikasi, waktu penggunaan, serta alasan pembelian.

Requestor Adalah

Istilah requestor pada dasarnya juga digunakan untuk merujuk pada pihak yang membuat atau mengajukan permintaan.

Dalam sistem perusahaan, penggunaan istilah requester atau requestor dapat berbeda tergantung aplikasi atau prosedur internal, tetapi keduanya mengacu pada peran pengaju permintaan.

Approver

Approver adalah pihak yang memiliki kewenangan untuk menyetujui, menolak, atau mengembalikan Purchase Request untuk diperbaiki.

Procurement Team

Tim procurement memproses kebutuhan yang telah disetujui, seperti mencari supplier, membandingkan penawaran, dan membuat Purchase Order sesuai proses perusahaan.

Finance / Budget Controller

Pada perusahaan tertentu, finance atau budget controller juga dilibatkan untuk memastikan pembelian masih sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Alur Purchase Request Approval

Secara umum, alurnya dapat digambarkan sebagai:

Requester Membuat PR → Manager Approval → Budget / Finance Check → Procurement Review → Approved → Purchase Order

Alur dapat berbeda tergantung struktur organisasi, nilai pembelian, dan kebijakan perusahaan.

Sistem digital biasanya memungkinkan approval dilakukan berdasarkan workflow otomatis sehingga permintaan dapat diteruskan ke approver berikutnya tanpa harus dilakukan secara manual.

Approval sering terlambat bukan karena permintaannya salah, tetapi karena dokumen berpindah secara manual antarbagian.
Sistem Purchase Request Approval memungkinkan workflow disesuaikan dengan nilai transaksi, departemen, dan level approver.

Pelajari workflow Purchase Request Approval EOS

Status dalam Purchase Request Approval

Beberapa status yang umum digunakan antara lain:

Draft — permintaan belum diajukan.
Submitted — Purchase Request sudah dikirim.
Pending Approval — menunggu persetujuan.
Approved — permintaan disetujui.
Rejected — permintaan ditolak.
Revision Required — requester diminta melakukan perbaikan.

Status tersebut membantu requester mengetahui posisi permintaan tanpa harus menanyakan langsung kepada approver.

Tips Implementasi yang Efektif

Tentukan approval matrix berdasarkan nilai transaksi dan level jabatan.

Tentukan SLA approval agar permintaan tidak berhenti terlalu lama pada satu approver.

Gunakan mandatory field supaya requester tidak mengirim Purchase Request dengan informasi yang belum lengkap.

Aktifkan notifikasi ketika ada permintaan yang menunggu approval.

Sediakan approval history untuk melihat siapa yang menyetujui atau menolak permintaan.

Gunakan escalation rule jika approver tidak memberikan respons dalam periode tertentu.

Integrasikan dengan Purchase Order agar permintaan yang sudah approved dapat diteruskan tanpa input ulang.

EOS Teknologi menyediakan program implementasi terstruktur yang mencakup analisis kebutuhan, konfigurasi sistem, migrasi data, pelatihan komprehensif, dan dukungan purna jual yang responsif. Setiap proyek didampingi oleh konsultan berpengalaman yang memahami tantangan spesifik industri manufaktur dan kawasan berikat Indonesia.

Purchase Request Approval: Pengertian, Proses, dan Elemen Utama